La capacitación obligatoria de los empleados suele ser un componente esencial para mantener un lugar de trabajo seguro y productivo. Independientemente de la industria a la que pertenezca su organización, es probable que tenga requisitos de capacitación específicos que cumplir para cumplir con los estándares regulatorios o de políticas, ya sea que se refieran a recursos humanos, salud y seguridad o evaluaciones de competencias. 

Una plataforma de gestión del aprendizaje puede hacer que la formación obligatoria sea un proceso fluido y sin estrés. Moodle Workplace es una plataforma de administración de aprendizaje empresarial que hace que sea fácil y eficiente capacitar e involucrar a los empleados. Puede asignar y programar cursos y programas, realizar un seguimiento del progreso del alumno en cursos y certificaciones, y crear recorridos de aprendizaje para el personal mientras recompensa el progreso y los logros con certificados o insignias.  

Pero antes de establecer cualquier tipo de curso o programa de capacitación, es importante tener en cuenta tus objetivos. ¿Su personal necesita aprender una nueva habilidad o su capacitación está estrictamente enfocada en el cumplimiento? ¿Necesitará permitir la recertificación anual? 

Si su objetivo es el cumplimiento estricto, entonces su curso podría ser tan simple como algún contenido y un cuestionario o evaluación que administre todos los años. Si, por el contrario, se concentra en desarrollar conocimientos o habilidades, es más efectivo establecer diferentes programas a lo largo del tiempo. Describa lo que necesita que sus empleados aprendan o entiendan, así como el resultado que necesita como gerente. 

Ahora que ha considerado sus objetivos generales, revisemos algunos casos de uso diferentes y cómo puede aprovechar Moodle Workplace para cada uno. 

Escenario 1: Capacitación de instancia única para un tema específico

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A veces, su personal solo necesita completar una capacitación una vez. Por ejemplo, puede tener capacitación para nuevos empleados o capacitación sobre un nuevo sistema de software, tecnología, política o procedimiento. En estos casos, la mejor opción es construirlo en un solo curso.

Después de configurar el contenido del curso y las actividades de aprendizaje, puede aprovechar reglas dinámicas para automatizar ciertas acciones y la generador de informes para realizar un seguimiento de la finalización. Las reglas dinámicas le permiten definir y ejecutar reglas centralizadas y automatizadas utilizando un enfoque condicional "si esto entonces eso" para desencadenar acciones cuando se cumplen ciertas condiciones. 

Por ejemplo, las reglas dinámicas se pueden usar para inscribir a los alumnos en cursos según un campo de perfil, un cargo o un departamento, o incluso la finalización de otra capacitación como una especie de requisito previo. Una vez inscritos, las reglas dinámicas se pueden volver a utilizar para recordar a los usuarios que completen la formación. Y cuando se completa, se puede entregar un certificado personalizado al alumno y a su supervisor para reconocer su logro, como se describe en su estructura de la organización. Además de las notificaciones, los alumnos pueden realizar un seguimiento de su progreso y vencimiento, recertificación o fechas de vencimiento, todo desde el Panel de control del lugar de trabajo.

Workplace también le permite configurar informes automatizados para enumerar a aquellos que aún no completaron el curso, o un porcentaje detallado de finalización, último acceso, fecha de finalización, además de campos de perfil personalizados con datos de empleados (por ejemplo, departamento, ubicación, etc.). ). Los supervisores o RRHH pueden recibir informes de todos los empleados o de empleados específicos sin necesidad de iniciar sesión en Moodle. 

Escenario 2: Capacitación anual sobre cumplimiento

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Su organización puede tener capacitación sobre cumplimiento que los empleados deben completar anualmente. Esto podría ser un conjunto de cursos cada año que se centren en el conocimiento y las capacidades. Algunos ejemplos de esto serían la capacitación sobre patógenos transmitidos por la sangre, la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA), la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), temas de recursos humanos como el acoso sexual o la seguridad cibernética. También puede tener capacitación específica para funciones que solo ciertos empleados deben completar. 

Moodle Workplace programas le permite crear vías de aprendizaje para los empleados agregando una combinación de cursos o una secuencia jerárquica de cursos. Los programas pueden ser específicos para una audiencia y el orden de los cursos puede ser flexible u obligatorio. También puede configurar su programa para que requiera una cantidad mínima de cursos de un conjunto en lugar de requerir que se completen todos.  

A continuación, puede superponerse certificaciones para rastrear y confirmar el cumplimiento anual de cada empleado. Cada certificación se puede configurar con una fecha de vencimiento con un período de recertificación designado; cuando llega el momento de que los empleados vuelvan a certificarse, los cursos dentro del programa se reinician automáticamente y se les pedirá a los empleados que los completen nuevamente. La caducidad se puede establecer en una variedad de cronogramas, generalmente de forma continua, según la fecha de inicio de la certificación o la fecha de la última certificación. También tiene la capacidad de establecer cuánto tiempo de entrega se debe dar antes de la fecha de vencimiento; por ejemplo, un curso podría restablecerse automáticamente 30 días antes de la fecha de vencimiento. 

Como en nuestro primer caso de uso, las reglas dinámicas se pueden usar para configurar correos electrónicos de bienvenida y recordatorios. También se pueden usar para emitir un certificado o insignia por completar todo el programa, en lugar de uno para cada curso individual. 

Además de los informes que muestran quién completó y quién no completó su capacitación, también hay informes que muestran datos históricos, como las fechas de finalización del año anterior. Esto es útil en caso de que necesite revisar el historial de capacitación de un empleado. Los datos de finalización de la certificación también se pueden pasar a otro sistema, como un sistema de recursos humanos, a través de una API o integración. Para obtener ayuda con integraciones como estas, contactarnos con nuestro equipo de servicios y soporte.

Escenario 3: Certificación anual con capacitación de actualización en los años siguientes

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Supongamos que desea que los empleados realicen un programa completo para su capacitación inicial en cumplimiento, pero desea habilitar cursos de actualización más breves para su recertificación anual. Este escenario funciona de manera similar al escenario dos anterior, pero puede asignar un nuevo conjunto de cursos para el programa para el año dos y más allá de la renovación de la certificación. Esta es una excelente manera de presentar información nueva y actualizada sin requerir que los empleados vuelvan a realizar la capacitación completa. 

Rastree fácilmente el cumplimiento y la capacitación con Moodle Workplace

Cada uno de estos casos de uso es común en una amplia gama de industrias, y es probable que su organización quiera implementar una variedad de características. Moodle Workplace hace que sea simple e intuitivo administrar y realizar un seguimiento de la capacitación y el cumplimiento para que pueda dedicar menos tiempo a las tareas administrativas y más tiempo al trabajo de alto valor.