Network Rail capacita a más de 100,000 personas con Moodle Workplace by Titus

Fundada en 2002, Network Rail gestiona gran parte de la red ferroviaria de Gran Bretaña. Network Rail, una empresa privada de propiedad estatal limitada por garantía privada, maneja más de 20,000 millas de vías para el transporte de personas y carga y 20 de las estaciones más grandes del Reino Unido, y apoyó alrededor de 1,7 mil millones de viajes de pasajeros solo en 2019. 

14 empresas de explotación de trenes independientes forman la red Network Rail distribuidas en cinco regiones diferentes. La función de la empresa es operar, mantener y mejorar el ferrocarril, y asegurarse de que todos lleguen a casa a salvo todos los días. 

El equipo de L&D en Network Rail diseña, desarrolla y brinda capacitación integral, asegurando que todos los que trabajan u operan en el sistema ferroviario estén adecuadamente capacitados y actualizados con los conocimientos para hacer su trabajo. Esta capacitación no es solo para el personal interno, sino también para alrededor de 800 agencias asociadas u organizaciones patrocinadoras en la industria y en su propia cadena de suministro.

Desafío

Gestionar varios entornos de aprendizaje virtuales

Anteriormente, Network Rail utilizaba 10 instalaciones de entornos de aprendizaje virtual diferentes. Esta gestión dispersa de la creación y distribución de contenido, así como la administración de los sitios y los alumnos fue muy desafiante y consumió mucho tiempo para el equipo de L&D.

Seguimiento y seguimiento de usuarios

Uno de los desafíos que encontró Network Rail fue identificar cuáles de los usuarios en cada uno de sus entornos de aprendizaje estaban activos o inactivos. Por un lado, había hasta 300.000 usuarios, pero no había forma de identificar si simplemente abrieron cuentas y no se habían inscrito en ningún curso de capacitación, o se habían inscrito en cursos pero no los habían completado. Por otro lado, era engorroso para el equipo de formación obtener informes y datos en toda la industria, ya que los alumnos estaban dispersos en varios entornos de aprendizaje que no estaban conectados entre sí. Esto también significaba que si Network Rail quisiera trasladar a un alumno de un entorno de aprendizaje a otro, perdería todos sus registros de aprendizaje.

Integración con sistemas externos

Además de los múltiples entornos de aprendizaje utilizados para capacitar a su personal y empresas asociadas, Network Rail usó diferentes sistemas internos para administrar a su gente, incorporar nuevos empleados y manejar a los empleados que se iban. Estos sistemas no se integraron con sus entornos de aprendizaje, lo que interfirió con la automatización de los procesos. Como parte de su oportunidad de crecer en la cantidad de productos y recuperar parte del costo de crear productos de eLearning (que recaía sobre los contribuyentes), Network Rail quería integrar su entorno de aprendizaje virtual con una solución de comercio electrónico para monetizar parte de su capacitación externa. 

Mejorando la cultura del aprendizaje 

Por último, también estaba la cuestión de la cultura del aprendizaje en Network Rail. La forma en que se organizó su aprendizaje dificultó la creación de rutas de aprendizaje o agrupaciones de cursos para que los siguieran los usuarios, y la organización estaba luchando por cumplir los objetivos de aprendizaje. Además, cuando trasladaron a un alumno de una plataforma a otra, se perdieron todos los registros y datos del alumno, lo que hizo imposible realizar un seguimiento del viaje de aprendizaje de sus usuarios.

Solución

Lugar de trabajo de Moodle: aprovechando al máximo la tenencia múltiple

Después de un proceso de licitación en el que analizaron varias soluciones de capacitación diferentes, Network Rail otorgó su proyecto de eLearning a Titus, socio certificado premium de Moodle, quien había presentado una propuesta basada en Moodle Workplace. 

La solución de Titus entregó un sistema de gestión de aprendizaje compatible con GDPR que permitió a Network Rail crear múltiples subplataformas para cada organización dentro de su cadena de suministro y red, todo administrado de forma centralizada desde una sola instalación..

Una plataforma que crece con la organización

Para adaptarse a la cantidad de usuarios que Network Rail necesitaría capacitar, la compañía trabajó con Titus para construir un servidor personalizado dentro de un servicio en la nube. Seguir este camino significó que Network Rail tenía una plataforma que podía escalar fácilmente y manejar el aumento diario en la cantidad de usuarios que se capacitaban con ellos.

Delegar eLearning a equipos locales

La tenencia múltiple de Moodle Workplace permitió a Network Rail crear una subplataforma para cada una de las organizaciones que operan bajo ellas, así como una para el personal interno. Todas las subplataformas, o inquilinos, se administran de forma centralizada y permiten que Network Rail implemente contenido fácilmente en todas ellas, al mismo tiempo que se asegura de que el contenido esté siempre actualizado en cada subsitio.

Gracias a los roles de usuario personalizables en Moodle Workplace, Titus pudo crear nuevos roles de usuario dentro de las subplataformas de aprendizaje de Network Rail con diferentes capacidades y privilegios de acceso, de modo que Network Rail pudiera delegar la gestión diaria del aprendizaje y el desarrollo en equipos locales.

Reflejando la estructura organizacional 

Network Rail configuró su lugar de trabajo Moodle para replicar la estructura de su empresa, de modo que los gerentes de línea y los líderes de equipo pudieran ver, monitorear y acceder a informes sobre el viaje de aprendizaje de los empleados que les informaron, asumiendo el control de su progreso y desempeño. 


Potentes informes para tomar decisiones basadas en datos 

Con las herramientas de informes integradas de Moodle Workplace, el equipo de Network Rail puede generar informes completos sobre cada aspecto de cómo se utiliza la plataforma, desde la inscripción hasta la finalización del curso y los resultados de aprendizaje obtenidos. Esto les permite identificar y eliminar el desperdicio en cada etapa del proceso y respaldar las decisiones con datos en tiempo real. 

Debido a que todas las subplataformas o inquilinos se encuentran en el mismo entorno de aprendizaje de Moodle Workplace, Network Rail también puede mover a las personas de forma segura de una subplataforma a otra sin perder ninguno de sus datos o registros de aprendizaje. 

Además, Titus agregó la herramienta de informes Intelliboard a Moodle Workplace, para permitir que los gerentes de patrocinadores y los gerentes de capacitación creen fácilmente sus propios informes y se mantengan al tanto de lo que sucede en la plataforma.


Integración perfecta con el ERP
 

El propio inquilino de Network Rail dentro de su nuevo entorno de aprendizaje se integra con el ERP (Software de planificación de recursos empresariales) de la empresa, donde administra toda la información de su personal y todas las competencias que cada puesto debe tener. Ahora, cuando Network Rail incorpora a un nuevo miembro del equipo, se crea automáticamente una cuenta para ellos en Moodle Workplace, y cualquier empleado que abandona la organización también tiene su cuenta cerrada automáticamente. 


Programas de aprendizaje para alcanzar los objetivos de la empresa. 

Con Moodle Workplace, Network Rail ahora está construyendo rutas de aprendizaje para su personal y para proveedores externos, con diferentes programas para cada una de sus funciones. Estas rutas de aprendizaje son agrupaciones de cursos en los que los alumnos se inscriben automáticamente en el siguiente curso después de completar uno. Esto asegura que todos estén actualizados con el cumplimiento y que Network Rail esté en camino de lograr los objetivos de aprendizaje de la empresa.

Resultados

La plataforma contiene varias sub-plataformas para cada una de sus organizaciones asociadas, por lo que Network Rail puede delegar tareas administrativas y enfocarse en crear más productos de aprendizaje. 

Las herramientas de informes integradas en el sistema permiten a Network Rail tomar decisiones basadas en datos sobre cómo se debe usar la plataforma, lo que agiliza el proceso de capacitación en su conjunto. 

Con Moodle Workplace, Network Rail ahora tiene una única plataforma de aprendizaje que unifica la creación y distribución de contenido, el manejo de pagos, el análisis y la generación de informes para hasta 100.000 usuarios.

 

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