Los primeros días en un nuevo puesto son un torbellino de caras nuevas e información nueva. Un buen proceso de incorporación de empleados ayuda a los recién contratados a superar esos nervios iniciales y a asentarse más rápidamente en su organización. Reduce el tiempo de productividad y mejora los índices de retención del personal.
Hoy en día, en un mundo de trabajo remoto y digital, una buena incorporación va más allá de los antiguos procesos de papel y lápiz. A digital que funciona tanto para empleados remotos como presenciales, ofrece a los recién contratados todo lo que necesitan para empezar a trabajar.
¿Qué es el proceso digital de incorporación de empleados?
La incorporación digital es un proceso de incorporación que utiliza herramientas y procesos digitales. Puede ser más eficiente y rentable que las formas tradicionales de dar la bienvenida a un nuevo empleado a su organización. También garantiza la coherencia, de modo que todos los nuevos empleados reciben la misma experiencia.
Pero, ¿cómo crear un buen proceso digital de incorporación de empleados?
5 pasos para crear un proceso digital de incorporación de empleados
¿Está listo para digitalizar su proceso de incorporación? Siga estos cinco pasos.
Paso 1: Preparar un curso de formación o documentos digitales
Utilice un sistema de incorporación digital o un sistema de gestión del aprendizaje. (LMS) para crear cursos de formación adaptados a cada nueva contratación. Tenga en cuenta todos los documentos normativos obligatorios que los empleados deben leer y la formación que deben completar. A continuación, especifique con recursos únicos adaptados a cada función.
A continuación, prepare versiones digitales de toda la documentación que los empleados deben leer y firmar. Esto facilita a los recién contratados la cumplimentación de formularios o la comprobación de antecedentes. También pueden obtener más información sobre la empresa a través de su plataforma digital. Este proceso puede llevarse a cabo incluso antes de que el nuevo empleado haya empezado a trabajar para su empresa.
Paso 2: Empezar con una bienvenida y orientación
Tanto si los nuevos empleados empiezan a trabajar desde su oficina en casa como si lo hacen in situ, la bienvenida y la orientación son partes esenciales del proceso digital de incorporación de empleados.
Asegúrese de que los empleados son presentados a su jefe, al equipo de RR.HH. y a sus compañeros, ya sea cara a cara o a través del portal de la empresa. Dedica también tiempo durante los primeros días para que los compañeros se conozcan mejor.
Dedique también tiempo a familiarizar a los empleados con el entorno de trabajo. Muéstreles la oficina y explíqueles las principales herramientas informáticas que deberán utilizar. Entrégales una copia del manual del empleado, junto con recursos sobre los valores y la cultura de la empresa.
Paso 3: Empezar a formarse desde el primer día
Para iniciar la formación desde el primer día, es necesario configurar el sistema de incorporación de los nuevos empleados, si aún no lo ha hecho. Esto significa crear su cuenta y sus datos de acceso antes de la fecha de incorporación.
Elija un sistema fácil de usar, y los nuevos empleados necesitarán una formación mínima sobre cómo utilizarlo. En su lugar, podrán dedicar sus energías a conocer la empresa y su función, así como las herramientas y procesos que necesitarán para tener éxito dentro de la organización.
Paso 4: Ofrecer desarrollo y apoyo continuos
Un buen proceso de incorporación no termina después de que un nuevo empleado haya pasado un día, una semana o incluso un mes en su nuevo puesto. Por el contrario, el proceso de incorporación se integra perfectamente en los esfuerzos de compromiso y retención de los empleados.
Esto significa seguir utilizando su LMS para ofrecer recursos de desarrollo y apoyo. A medida que se sientan cómodos y seguros en su puesto, puede introducir materiales que les ayuden a desarrollar nuevos conocimientos y habilidades. Los empleados que reciben oportunidades de formación continua tienen más probabilidades de dar lo mejor de sí mismos, y de mejorar su rendimiento. a largo plazo para su organización.
Paso 5: Proporcionar información continua
No se puede poner en marcha un proceso de incorporación digital y esperar que funcione solo. Los nuevos empleados siguen necesitando la opinión del personal más veterano que les rodea.
Por lo tanto, asegúrese de que los gerentes o mentores asignados proporcionen retroalimentación continua. Pueden supervisar el progreso de la incorporación a través de su plataforma de incorporación, antes de dedicar tiempo a hablar con los nuevos empleados en persona sobre cómo lo están haciendo.
Consejos para el éxito del proceso digital de incorporación de empleados
Para que el proceso de incorporación sea fácil y fluido para todos los implicados, eche un vistazo a estos consejos. Te ayudarán a perfeccionar tu programa de incorporación digital para que sea lo más eficaz posible.
Haga que el contenido sea atractivo
No abrume ni aburra a los nuevos empleados con documentos interminables. En lugar de eso, asegúrate de que tu contenido digital de incorporación sea dinámico y atractivo.
Utilice una combinación de documentos, videos, cuestionariosy materiales de formación interactivos. Es más probable que los empleados retengan la información que se les transmite de este modo. Además, tendrán una primera impresión positiva de cómo es trabajar en su empresa.
Personalizar la incorporación del nuevo empleado
Intente evitar un enfoque único. Cuanto más personalizada sea la experiencia de incorporación, más atraerás a los nuevos empleados.
¿Por qué no empezar con un vídeo personalizado del jefe del nuevo empleado? Además, asegúrate de que todos los materiales digitales de incorporación sean relevantes para el puesto, la ubicación, el nivel de conocimientos y el departamento del nuevo empleado.
Pedir opiniones a los recién contratados para seguir mejorando
Con un proceso de incorporación digital, los empleados pueden proporcionar información a través del sistema de gestión del aprendizaje (LMS) utilizado. Esto permite saber cómo interactúan los nuevos empleados con los materiales de incorporación.
Pero no se detenga ahí. Solicite también la opinión de los nuevos empleados sobre el proceso de incorporación. De este modo, dispondrá de toda la información necesaria para introducir mejoras significativas en el proceso.
Utilizar un sistema de incorporación digital o LMS
Si utiliza un sistema de incorporación digital o LMS fácil de usar, le resultará sencillo crear, ofrecer, automatizar y supervisar su proceso digital de incorporación de empleados.
También facilita la vida a los nuevos empleados. Elige un sistema fácil de usar, y les resultará sencillo iniciar sesión y localizar todos los recursos que necesitan.
Progreso de recompensa
Durante esos primeros días en un nuevo trabajo, los recién contratados quieren saber que van por el buen camino. Así que asegúrate de que tu proceso digital de incorporación de empleados les da esa seguridad.
Incorporar recompensas por progreso, dividiendo la formación inicial en smaller, more digestible chunkscon algún tipo de reconocimiento al final de cada minimódulo.
Incorporar la interacción humana
Aunque un proceso digital de incorporación de empleados puede proporcionar a los nuevos empleados la mayor parte de la información que necesitan para empezar a trabajar, su proceso de incorporación también necesita un elemento humano.
Asegúrese de que los recién contratados pasan tiempo -cara a cara o digitalmente- con sus jefes y compañeros para que se sientan valorados e integrados en el equipo.
Utilice Moodle para un proceso digital de incorporación de empleados sin problemas
La incorporación va más allá de una breve orientación y abarca días, semanas o incluso meses, guiando a los nuevos empleados mientras se aclimatan a la organización y a sus funciones. A diferencia de las orientaciones tradicionales, que pueden durar solo uno o dos días, un onboarding es un proceso prolongado centrado en ayudar a los empleados a integrarse plenamente en la cultura, las políticas y las responsabilidades de la empresa. Este periodo es crucial para preparar a los recién contratados para el éxito a largo plazo.
Para los equipos de formación y desarrollo que gestionan el proceso de incorporación, Moodle simplifica la creación de cursos y automatiza las asignaciones de formación adaptadas a las funciones y responsabilidades de cada empleado. Además, se pueden asignar mentores para ayudar a los recién contratados, ofreciéndoles orientación y supervisando sus progresos durante sus primeras semanas en la organización.
Moodle Workplace's Gestión de personal proporciona a los responsables de I+D acceso inmediato a datos críticos sobre el personal, como estructuras jerárquicas y asignaciones de puestos. Esta visión de la jerarquía organizativa permite a los equipos de L&D identificar las carencias de habilidades y las necesidades de apoyo de manera más eficiente, alineando las iniciativas de formación con los objetivos departamentales. Al salvar la brecha entre la contratación y la formación específica del puesto, la integración de "Gestión de personas" y los módulos de formación de Moodle garantiza una experiencia de incorporación sin fisuras que prepara a los empleados con los recursos que necesitan desde el primer día.
Además, el cuadro de mandos Manager de Moodle Workplace incluye el Mis equipos que permite a los directivos realizar un seguimiento del progreso de aprendizaje del equipo en cuanto a certificaciones, programas e inscripciones en cursos. Permitir el acceso de toda la organización a esta función promueve la transparencia y fomenta una cultura de aprendizaje continuo y colaboración entre equipos.
