Automatiser les processus RH grâce à des règles dynamiques dans Moodle Workplace

août 17, 2023 Par Barnana Sarkar

Le service des ressources humaines (RH) est non seulement responsable du recrutement et de l'intégration des nouveaux employés, mais aussi de la gestion des tâches administratives telles que la paie, le suivi des congés et des vacances, la formation et le développement, ainsi que le bien-être général des employés de l'entreprise. La nature dynamique des processus RH comprend de nombreuses tâches complexes et à haut risque telles que la gestion de l'intégration des employés, la conformité aux lois et règlements, la sécurité sur le lieu de travail, pour n'en citer que quelques-unes. Ces tâches peuvent prendre beaucoup de temps et nécessiter de nombreuses ressources, ce qui entraîne une forte pression sur la main-d'œuvre et sur les coûts.

L'automatisation des ressources humaines offre une excellente occasion de rationaliser les processus à forte intensité de main-d'œuvre, d'améliorer la gestion de la formation et du développement des employés et de réduire les coûts. Selon une étude de l rapport du groupe des services d'information (GSI)L'automatisation des ressources humaines a permis aux entreprises de réaliser des économies substantielles. Le rapport indique que 30% des entreprises interrogées ont économisé au moins 10% sur leurs coûts totaux d'administration des ressources humaines, tandis que 20% ont fait état d'économies encore plus significatives de 40% sur leurs dépenses en ressources humaines. 

L'automatisation des RH prenant en charge les tâches complexes, les professionnels des RH peuvent se concentrer sur les fonctions stratégiques et favoriser des liens plus profonds et plus significatifs avec les employés.

Les avantages de l'automatisation des ressources humaines

Examinons quelques-uns des principaux avantages de l'automatisation des RH dans une organisation :

  • Réduction des erreurs dans les processus de paie

L'automatisation de la gestion des salaires réduit le risque d'erreurs sur les fiches de paie, ce qui simplifie la vie des employés et préserve la réputation de l'entreprise.. Il favorise le respect des règles, garantit des paiements en temps voulu et évite tout retard. Pour les entreprises multinationales, il est essentiel de créer une méthode centralisée et unifiée en termes de risques, de conformité, de coûts et de gouvernance, car elles sont confrontées à de multiples systèmes de paie et à un manque de rapports et d'analyses consolidés. L'automatisation des processus de paie peut résoudre ces problèmes, améliorer l'efficacité opérationnelle et fournir des informations pour une prise de décision éclairée.

  • Une expérience d'accueil efficace

Un processus d'intégration bien organisé est essentiel pour former la perception qu'ont les nouveaux employés de l'entreprise et a un impact significatif sur leur niveau d'engagement et de satisfaction. La rationalisation du processus d'intégration garantit que les formulaires, les documents et les supports de formation essentiels sont facilement accessibles aux nouveaux employés. L'automatisation des RH permet aux nouveaux employés de remplir des documents et des modules de formation en ligne, ce qui réduit le temps nécessaire pour qu'ils deviennent compétents et productifs dans leur rôle. En éliminant la nécessité de guider les nouveaux employés à chaque étape, les gestionnaires et les professionnels des RH ont plus de temps à consacrer aux interactions personnelles et au mentorat, ce qui contribue à établir un lien plus fort entre les nouveaux employés et l'entreprise.

  • Inscription à des programmes de formation sur mesure

L'automatisation des RH permet de créer un système dans lequel les employés sont affectés à des sessions de formation spécifiquement adaptées à leur rôle et à leurs responsabilités. Imaginez qu'un vendeur soit orienté vers une formation commerciale pertinente, qu'un représentant du service clientèle suive des cours centrés sur le client, ou qu'un manager s'engage dans le développement de son leadership. Cette approche de la formation ciblée optimise l'apprentissage des employés et améliore leurs compétences au profit de l'organisation.

La catégorisation automatisée et l'analyse des données dotent chaque employé des outils et des connaissances nécessaires pour exceller dans son rôle. Cette approche ciblée favorise non seulement le développement individuel, mais contribue également au succès de l'organisation. L'automatisation des RH offre la possibilité de s'éloigner des parcours de formation génériques, ouvrant la voie à une expérience d'apprentissage personnalisée qui stimule simultanément l'engagement des employés et les performances de l'organisation.

Comment choisir les bons outils d'automatisation des RH

À une époque centrée sur les personnes, choisir les bons outils d'automatisation des ressources humaines est une décision cruciale qui peut avoir un impact significatif sur le bien-être général des employés. Pour faire un choix éclairé, il faut commencer par procéder à une évaluation approfondie des besoins et identifier les processus RH spécifiques qui nécessitent une automatisation. 

Prenez en compte des facteurs tels que la taille de votre effectif, la complexité de vos opérations RH et le niveau d'intégration requis avec les systèmes existants. Voici quelques conseils pour vous aider à trouver le bon outil d'automatisation des RH :

  • Recherchez des outils offrant une interface conviviale et facilement personnalisable pour répondre à vos besoins spécifiques. 
  • L'évolutivité est également cruciale, en particulier pour les entreprises en croissance, afin de garantir que la solution choisie puisse répondre aux demandes croissantes de main-d'œuvre. 
  • Il est essentiel de donner la priorité aux fonctions de sécurité des données et de conformité, en veillant à ce que l'outil respecte les normes et réglementations du secteur afin de protéger les informations sensibles des employés. 
  • L'outil doit être doté de fonctions de reporting et d'analyse, permettant aux professionnels des ressources humaines d'obtenir des informations précieuses sur les tendances et les performances du personnel. 

Automatisation des RH avec Moodle Workplace 4

L'un des outils qui se démarque en matière d'automatisation des ressources humaines est Moodle Workplace 4dont l'interface fraîche et intuitive ainsi que les capacités améliorées permettent d'impliquer diverses équipes et de maximiser les résultats de la formation des employés. Vous pouvez automatiser les processus d'intégration et attribuer automatiquement des compétences d'apprentissage et d'octroi à des individus ou à des équipes sur la base de règles personnalisées et dynamiques. Règles dynamiques peut séconomisez sur votre temps d'administration en rationalisant les processus courants tels que les inscriptions, les attributions de certifications, la messagerie et plusieurs autres tâches.

Voyons comment vous pouvez utiliser les règles dynamiques pour l'automatisation des ressources humaines :

Règles dynamiques vous permettent de définir et d'exécuter des règles centralisées et automatisées en utilisant une approche conditionnelle "si ceci alors cela" pour déclencher des actions lorsque certaines conditions sont remplies. 

La règle dynamique suit l'approche "si ceci alors cela" pour rationaliser les tâches. Source : Moodle.org Moodle.org Image
La règle dynamique suit l'approche "si ceci alors cela" pour rationaliser les tâches. Source : Moodle.org Moodle.org

Vous pouvez accéder à la gestion des règles dynamiques via Administration du site > Règles dynamiques ou directement via l'icône des règles dynamiques dans le lanceur de Workplace. Vous pouvez voir les règles actives et archivées, ainsi qu'un bouton "Nouvelle règle" qui vous permet d'ajouter une nouvelle règle. Trois onglets sont également disponibles : "Conditions", "Actions" et "Détails".

Dans l'onglet "Conditions", à gauche, vous remarquerez des règles prédéfinies. Pour choisir les conditions spécifiques de ces règles, il vous suffit de cliquer sur le signe "+". L'onglet "Actions" vous permet de choisir l'action à entreprendre lorsqu'une condition est remplie. Vous pouvez également personnaliser vos actions en fonction de vos préférences. 

Voyons comment un système automatisé de gestion des employés déploie des règles dynamiques pour faciliter l'intégration et les transitions départementales. Ce système évalue des facteurs tels que le fait de savoir si un nouvel employé a terminé sa formation d'accueil et s'il a été affecté au département des ventes. Une fois ces conditions remplies, le système peut déclencher plusieurs actions, comme l'attribution de badges, l'autorisation d'accès à certains espaces de travail et l'inscription à des programmes de formation spécifiques au département. En utilisant cette méthode, il est possible de créer une atmosphère de travail bien organisée et productive avec une intégration en douceur des nouveaux employés.

Voici un exemple de fonctionnement :

La règle 1, intitulée "Onboarding", décrit un processus automatisé pour accueillir et intégrer dans l'écosystème d'Acme Corporation les utilisateurs nouvellement créés avec des adresses électroniques du domaine "@acme.corp". La règle est déclenchée lorsque des utilisateurs répondant à des conditions spécifiques sont détectés. Une fois déclenchée, la règle exécute plusieurs actions prédéfinies pour faciliter le processus d'accueil. L'ensemble du processus passe par les conditions et les actions suivantes. 

Conditions :

  1. Utilisateurs récemment créés : Cette condition vérifie si le compte d'utilisateur a été créé récemment, ce qui garantit que la règle ne s'applique qu'aux comptes nouvellement créés.
  2. Utilisateurs avec @acme.corp dans leur email : Cette condition vérifie si l'adresse électronique de l'utilisateur contient le domaine "@acme.corp.". Les utilisateurs dont l'adresse électronique provient de ce domaine sont la cible du processus d'intégration.

Actions :

  1. Délivrer le badge "Welcome to Acme Corporation" : Cette action consiste à attribuer un badge numérique aux nouveaux utilisateurs. Le badge indique probablement leur affiliation à Acme Corporation et sert de geste symbolique de bienvenue et de reconnaissance.
  2. Ajoutez-les au locataire "Acme Corporation" : Cette action ajoute les nouveaux utilisateurs au locataire "Acme Corporation". Dans ce contexte, un locataire fait référence à un espace de travail spécifique au sein du site Moodle Workplace de l'organisation, où les utilisateurs ont accès à certaines ressources et à certains privilèges.
  3. Affecter au programme de formation "Onboarding to Acme Corp" : Cette action inscrit les nouveaux utilisateurs à un programme de formation intitulé "Onboarding to Acme Corp.", conçu pour familiariser les nouveaux employés avec les politiques, les procédures, la culture et d'autres informations pertinentes de l'entreprise.
  4. Envoyez un courriel à son responsable : Cette action consiste à envoyer une notification par courrier électronique au responsable des utilisateurs nouvellement intégrés. Le courriel peut contenir des informations sur l'état d'avancement de l'intégration des nouveaux employés, leur rôle et d'autres détails pertinents.

Ces conditions et actions de la règle 1, "Onboarding", automatisent le processus d'accueil et d'intégration des nouveaux employés avec "@acme.copr" dans l'organisation. L'attribution de badges et l'octroi d'un accès aux locataires sont des moyens de s'assurer que l'employé fait désormais partie de l'équipe. Une fois que le manager est informé de l'état d'avancement de l'intégration, l'employé passe à l'étape suivante, qui consiste à être intronisé dans son département respectif. 

 

La règle 2, intitulée "Induction au département 'Ventes'", décrit un processus automatisé permettant de guider et d'intégrer les employés qui ont suivi le programme de formation "Onboarding" et qui appartiennent au département "Ventes". La règle garantit que ces utilisateurs spécifiques reçoivent une formation complémentaire ou des informations liées à leur rôle dans le département des ventes. Voici une description de la règle :

Conditions :

  1. Utilisateurs ayant suivi le programme de formation "Onboarding" : Cette condition vérifie si les utilisateurs ont suivi avec succès le programme de formation "Onboarding". 
  2. Utilisateurs du département "Ventes" : Cette condition vérifie si les utilisateurs appartiennent au département "Ventes" de l'organisation.

Action :

  1. Affecter au "Cours d'initiation au service des ventes" : Cette action inscrit les utilisateurs éligibles à un programme de formation spécifique, le "cours d'initiation au service des ventes". Ce cours est conçu pour fournir aux utilisateurs les connaissances et les compétences nécessaires pour exceller dans leur rôle au sein du département des ventes. Il peut couvrir des sujets tels que les techniques de vente, la connaissance des produits, la gestion des relations avec les clients et d'autres sujets pertinents. Vous pouvez également ajouter des informations supplémentaires dans l'onglet "Détails", qui pourront être modifiées ultérieurement. 
L'onglet "Détails" vous permet d'ajouter des informations supplémentaires. Source : Moodle.org Moodle.org Image
L'onglet "Détails" vous permet d'ajouter des informations supplémentaires. Source : Moodle.org Moodle.org

Conclusion

L'automatisation des RH rationalise considérablement les tâches répétitives, augmente la précision et améliore l'expérience des employés, libérant ainsi les professionnels des RH pour qu'ils se concentrent sur des tâches plus importantes. La fonction de règles dynamiques de Moodle Workplace 4 permet aux administrateurs de définir des conditions et des actions spécifiques, ce qui permet au système de s'adapter et de répondre de manière intelligente à l'évolution des scénarios RH. Ces règles dynamiques permettent non seulement de gagner du temps et d'économiser des efforts, mais aussi d'optimiser les processus RH, en les rendant efficaces, efficients et personnalisés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation. Cette approche permet aux équipes RH de relever de manière proactive les défis émergents, contribuant ainsi à une main-d'œuvre agile, réactive et performante.

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