La formation obligatoire des employés est souvent un élément essentiel du maintien d'un lieu de travail sûr et productif. Quel que soit le secteur d'activité auquel appartient votre organisation, vous avez probablement des exigences de formation spécifiques à respecter afin de respecter les normes politiques ou réglementaires, qu'elles concernent les ressources humaines, la santé et la sécurité ou les évaluations des compétences. 

Une plateforme de gestion de l'apprentissage peut faire de la formation obligatoire un processus transparent et sans stress. Moodle Workplace est une plate-forme de gestion de l'apprentissage en entreprise qui permet de former et d'engager facilement et efficacement les employés. Vous pouvez attribuer et programmer des cours et des programmes, suivre les progrès des apprenants sur les cours et les certifications, et créer des parcours d'apprentissage pour le personnel tout en récompensant les progrès et les réalisations avec des certificats ou des badges.  

Mais avant de mettre en place tout type de cours ou de programme de formation, il est important de considérer vos objectifs. Votre personnel doit-il acquérir une nouvelle compétence ou votre formation est-elle strictement axée sur la conformité ? Aurez-vous besoin de permettre une recertification annuelle? 

Si votre objectif est strictement la conformité, votre cours peut être aussi simple qu'un contenu et un quiz ou une évaluation que vous administrez chaque année. Si vous vous concentrez plutôt sur l'acquisition de connaissances ou de compétences, la mise en place de différents programmes au fil du temps est plus efficace. Décrivez ce que vous voulez que vos employés apprennent ou comprennent, ainsi que le résultat dont vous avez besoin en tant que gestionnaire. 

Maintenant que vous avez considéré vos objectifs généraux, passons en revue quelques cas d'utilisation différents et comment vous pouvez tirer parti de Moodle Workplace pour chacun. 

Scénario 1 : formation sur une instance unique pour un sujet spécifique

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Parfois, votre personnel n'a besoin de suivre une formation qu'une seule fois. Par exemple, vous pourriez avoir une formation pour les nouvelles recrues ou une formation autour d'un nouveau système logiciel, d'une technologie, d'une politique ou d'une procédure. Dans ces cas, la meilleure option est de l'intégrer dans un seul cours.

Une fois le contenu de votre cours et les activités d'apprentissage configurés, vous pouvez tirer parti règles dynamiques d'automatiser certaines actions et la générateur de rapports pour suivre l'achèvement. Les règles dynamiques vous permettent de définir et d'exécuter des règles centralisées et automatisées en utilisant une approche conditionnelle "si ceci alors cela" pour déclencher des actions lorsque certaines conditions sont remplies. 

Par exemple, des règles dynamiques peuvent être utilisées pour inscrire des apprenants à des cours basés sur un champ de profil, un titre de poste ou un département, ou même l'achèvement d'une autre formation comme une sorte de prérequis. Une fois inscrits, les règles dynamiques peuvent à nouveau être utilisées pour rappeler aux utilisateurs de terminer la formation. Et une fois terminé, un certificat personnalisé peut être remis à l'apprenant et à son superviseur pour reconnaître sa réussite, comme indiqué dans votre structure organisationnelle. En plus des notifications, les apprenants peuvent suivre leurs progrès et leur expiration, leur recertification ou leurs dates d'échéance, le tout depuis le Tableau de bord du lieu de travail.

Workplace vous permet également de configurer des rapports automatisés pour répertorier ceux qui n'ont pas encore terminé le cours, ou un pourcentage détaillé d'achèvement, le dernier accès, la date d'achèvement, ainsi que des champs de profil personnalisés avec des données sur les employés (par exemple, service, emplacement, etc. ). Les superviseurs ou les RH peuvent recevoir des rapports pour tous ou des employés spécifiques sans même avoir besoin de se connecter à Moodle. 

Scénario 2 : Formation annuelle sur la conformité

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Votre organisation peut avoir une formation sur la conformité que les employés doivent suivre sur une base annuelle. Il pourrait s'agir d'un ensemble de cours chaque année axés sur les connaissances et les capacités. Quelques exemples de cela seraient la formation sur les agents pathogènes à diffusion hématogène, la loi sur les droits à l'éducation et la confidentialité de la famille (FERPA), la loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA), des sujets de ressources humaines comme le harcèlement sexuel ou la cybersécurité. Vous pouvez également suivre une formation spécifique à un rôle que seuls certains employés doivent suivre. 

Moodle Workplace programmes vous permettent de créer des parcours d'apprentissage pour les employés en ajoutant une combinaison de cours ou une séquence hiérarchique de cours. Les programmes peuvent être spécifiques à un public et l'ordre des cours peut être flexible ou obligatoire. Vous pouvez également configurer votre programme pour exiger un nombre minimum de cours sur un ensemble au lieu d'exiger qu'ils soient tous terminés.  

Vous pouvez ensuite superposer certifications pour suivre et confirmer la conformité annuelle de chaque employé. Chaque certification peut être configurée avec une date d'expiration avec une période de recertification désignée ; lorsqu'il est temps pour les employés de se recertifier, les cours du programme se réinitialisent automatiquement et les employés seront invités à le suivre à nouveau. L'expiration peut être définie selon divers calendriers, généralement sur une base continue en fonction de la date de début de la certification ou de la date de la dernière certification. Vous avez également la possibilité de définir le délai à accorder avant la date d'expiration ; par exemple, un cours pourrait se réinitialiser automatiquement 30 jours avant la date d'expiration. 

Comme dans notre premier cas d'utilisation, des règles dynamiques peuvent être utilisées pour configurer des e-mails de bienvenue et de rappel. Ils peuvent également être utilisés pour délivrer un certificat ou un badge pour avoir terminé l'ensemble du programme, plutôt qu'un pour chaque cours individuel. 

En plus des rapports indiquant qui a et n'a pas terminé sa formation, il existe également des rapports qui affichent des données historiques telles que les dates d'achèvement de l'année précédente. Ceci est utile au cas où vous auriez besoin de revoir l'historique de formation d'un employé. Les données d'achèvement de la certification peuvent également être transmises à un autre système, tel qu'un système RH, via une API ou une intégration. Pour obtenir de l'aide avec des intégrations comme celles-ci, entrer en contact avec nos services et notre équipe d'assistance.

Scénario 3 : Certification annuelle avec remise à niveau les années suivantes

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Supposons que vous souhaitiez que les employés suivent un programme complet pour leur formation initiale à la conformité, mais que vous souhaitiez activer des cours de recyclage plus courts pour leur recertification annuelle. Ce scénario fonctionne un peu comme le scénario deux ci-dessus, mais vous pouvez attribuer un nouvel ensemble de cours pour le programme pour la deuxième année et au-delà du renouvellement de la certification. C'est un excellent moyen d'introduire des informations nouvelles et mises à jour sans obliger les employés à refaire la formation complète. 

Suivez facilement la conformité et la formation avec Moodle Workplace

Chacun de ces cas d'utilisation est commun à un large éventail d'industries, et il est probable que votre organisation souhaitera implémenter une variété de fonctionnalités. Moodle Workplace simplifie et intuitif l'administration et le suivi de la formation et de la conformité afin que vous puissiez passer moins de temps sur les tâches administratives et plus de temps sur un travail de grande valeur.