École de commerce Bayesanciennement connu sous le nom de Cass, est une institution mondiale de premier plan affiliée à la City University de Londres. Fondée en 1966, l'institution est connue pour son enseignement commercial de haut niveau et sa solide réputation en matière de recherche. Avec 4 200 étudiants, Bayes accueille un large éventail d'apprenants, notamment des étudiants de premier cycle, des étudiants de troisième cycle et des professionnels, ainsi que des membres du personnel académique et administratif.
Depuis 2010, Bayes s'appuie sur Moodle comme système de gestion de l'apprentissage (LMS) pour soutenir ses programmes éducatifs. La plateforme a également joué un rôle clé dans la délivrance des diplômes de master en ligne depuis 2016, s'alignant sur l'objectif de l'école de fournir des expériences d'apprentissage de haute qualité, entièrement en ligne. L'équipe interne spécialisée de l'établissement, Bayes Digital Learning (BDL), avait une vision claire, veillant à ce que les étudiants bénéficient d'un contenu éducatif solide et d'un environnement en ligne engageant et convivial.
Au fur et à mesure de l'évolution des besoins de l'institution, Bayes s'est tourné vers le partenaire certifié Moodle Premium 3ipunt pour améliorer sa plateforme d'apprentissage et rester en phase avec les normes éducatives contemporaines.
Le défi
Dès le départ, l'équipe de BDL savait comment elle voulait que les étudiants s'engagent dans leurs cours entièrement en ligne. L'approche de la conception s'est concentrée sur la réduction de la charge cognitive, en veillant à ce que l'environnement d'apprentissage en ligne soit simple et intuitif. Il s'agissait notamment de réduire au minimum les informations, les liens, les boutons et les éléments actifs sur chaque écran. L'objectif était de créer une interface utilisateur rationalisée et explicite, sans icônes ni méta-informations inutiles. Chaque aspect de l'expérience visuelle, du choix des polices de caractères à la largeur des colonnes, a été soigneusement étudié pour soutenir cette philosophie de conception.
Le thème de la plateforme LMS de Bayes devait être plus qu'une simple plateforme fonctionnelle ; c'était un élément important de l'identité de la marque. Il devait véhiculer autorité et professionnalisme, en s'inspirant des journaux à grand tirage et des publications d'affaires pour obtenir un aspect poli et digne de confiance.
Dans un premier temps, l'institution a développé un thème personnalisé basé sur l'application Thème Snapqui a été fournie par Développement d'un système de gestion de contenu ouvert. Snap présentait des caractéristiques correspondant aux besoins de Bayes en matière de conception et bénéficiait d'un bon soutien à l'époque. Toutefois, au fil du temps, il est apparu clairement que l'utilisation d'un thème non standard pour une plateforme aussi importante était risquée. Même des mises à jour mineures pouvaient entraîner des problèmes inattendus de mise en page et de fonctionnalité, ce qui représentait un défi de taille pour le maintien d'un environnement d'apprentissage stable et fiable.
D'autres difficultés sont apparues lorsque la City University de Londres a prévu une mise à niveau de Moodle LMS 3.9 à Moodle LMS 4 pour l'été 2023. L'équipe BDL a anticipé des problèmes de compatibilité avec son thème personnalisé existant, et les premiers tests ont confirmé que le thème basé sur Snap ne fonctionnerait pas avec Moodle LMS 4. Étant donné que Moodle LMS 4 a introduit la technologie Boost Comme le thème de base offrait de nombreuses fonctionnalités dont l'institution avait besoin ainsi qu'une architecture plus simple, l'équipe a décidé de migrer vers Boost. Pour assurer une transition en douceur, Bayes s'est associé à Moodle Premium Certified Partner 3ipunt, pour l'aider à porter son design personnalisé de Snap sur Moodle LMS 3.9 à Boost sur Moodle LMS 4.
La solution
Pour assurer une transition en douceur, Bayes et 3ipunt ont travaillé en étroite collaboration, 3ipunt suggérant une double approche consistant à développer à la fois un thème personnalisé et un format de cours associé. Cette stratégie a permis à Bayes de donner la priorité à l'expérience de l'apprenant tout en veillant à ce que l'équipe d'assistance puisse gérer les problèmes de convivialité. Malgré le calendrier serré et les problèmes de disponibilité du personnel, le projet a été achevé dans les délais et prêt à être testé et déployé avant la nouvelle année universitaire.
L'établissement utilise Moodle LMS pour gérer deux masters en commerce entièrement en ligne. La nature ouverte et personnalisable de la plateforme permet à l'école de contrôler étroitement l'apparence et la fonctionnalité des cours, conformément à sa philosophie de conception de l'apprentissage. Cependant, comme les modules se déroulent plusieurs fois par an, l'équipe devait mettre à jour manuellement les liens, dates et autres détails des webinaires Zoom sur plusieurs pages, ce qui prenait beaucoup de temps et était source d'erreurs potentielles. La possibilité de personnaliser le code de Moodle LMS a permis d'automatiser ces tâches, réduisant ainsi considérablement les efforts manuels et la nécessité d'une vérification constante.
L'un des principaux enseignements tirés du projet est l'importance des rapports réguliers et des routines de retour d'information pour suivre les progrès, traiter rapidement les problèmes et procéder aux ajustements nécessaires. Après la transition réussie vers Moodle LMS's Boost, Bayes a procédé à une deuxième série de mises à jour, en introduisant des processus automatisés tels que la mise à jour des dates d'activité et la réplication des liens vers les webinaires dans tous les cours. Ces améliorations ont renforcé l'efficacité de la gestion des cours, permettant à l'équipe de se concentrer davantage sur l'amélioration de l'expérience d'apprentissage que sur les tâches administratives.
Le résultat
La transition vers le Moodle LMS 4 a été un succès sans faille pour la Bayes Business School. L'objectif principal était de reproduire le thème existant de Moodle LMS 3.9 sur Moodle LMS 4 sans perturber l'expérience des étudiants. Dans ce cas, les étudiants ont poursuivi leurs cours sans remarquer de changements majeurs, ce qui indique que l'environnement d'apprentissage de haute qualité a été maintenu avec succès. Cette transition en douceur démontre la qualité de l'intégration du nouveau thème basé sur Boost.
Au-delà de l'expérience utilisateur transparente, les dernières mises à jour ont également apporté des avantages tangibles en termes de productivité. Les liens vers les webinaires, par exemple, peuvent désormais être ajoutés une seule fois lors de la configuration du cours et appliqués automatiquement à plusieurs activités, ce qui garantit qu'aucun lien obsolète n'est laissé à la disposition des étudiants. De même, les dates et les descriptions des activités sont automatiquement mises à jour en fonction de la date de début du cours, ce qui réduit la nécessité de procéder à des ajustements manuels. Ces changements, petits mais efficaces, permettent de gagner du temps et de réduire le risque d'erreur humaine.
Ces mises à jour peuvent permettre d'économiser au moins quatre heures de travail par cours et par an, soit près de 30 jours pour l'ensemble des cours. Comme l'explique Charlie Williams, assistant du responsable de l'apprentissage numérique, "Les récents travaux de mise à jour ont permis à nos étudiants en ligne de bénéficier d'une expérience attrayante et personnalisée, tout en apportant à l'équipe des avantages évidents en termes de productivité. Cette efficacité accrue permet à Bayes de se concentrer davantage sur l'amélioration de l'expérience des étudiants tout en minimisant les frais administratifs.
En savoir plus sur Partenaire certifié Moodle Premium, 3ipunt.
