Probablemente todavía tengas una camiseta colgada en el fondo de tu armario que antes era una de tus favoritas. Quizá la compraste porque te parecía versátil, o tal vez simplemente te resultaba cómoda; en cualquier caso, te la ponías prácticamente todas las semanas, tanto en la oficina como los fines de semana. Luego tu estilo cambió, o simplemente ya no te quedaba bien, y un día dejaste de sentir que era algo que esta nueva versión de ti se pondría.
Muchas implementaciones de LMS siguen el mismo patrón. El que tu organización eligió hace unos años probablemente fuera la decisión acertada en su momento: resolvía un problema concreto y tu equipo trabajaba bien con él. El problema surge más tarde: la empresa crece, las prioridades cambian, se acumulan nuevas regiones y obligaciones de cumplimiento normativo, tu infraestructura tecnológica cambia y el LMS en el que antes confiabas ya no da abasto.
Esto rara vez se debe a la mala suerte. La escalabilidad debe estar integrada en un LMS desde el principio; si tienes que incorporarla más adelante, probablemente sea el momento de plantearte nuevas opciones. A continuación te presentamos seis señales reveladoras —y algunos de los retos más comunes a los que se enfrentan los equipos empresariales con los LMS— que indican que tu LMS está ralentizando tu organización.
1. Estás haciendo demasiadas cosas de forma manual
valor. Supongamos, por ejemplo, que tu catálogo de cursos solo ofrece una ruta de aprendizaje para todo el mundo: es probable que tu equipo de formación y desarrollo esté dedicando demasiado tiempo a tareas administrativas manuales, como adaptar los módulos a mano para que se ajusten a diferentes puestos, en lugar de centrarse en lo que realmente impulsa el aprendizaje: diseñar mejores cursos, formar a los responsables y subsanar las carencias de competencias.
Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) basado en una estructura modular lo aborda de otra manera. Piensa en bloques de construcción en lugar de en una estructura fija: tu equipo puede añadir, eliminar o reconfigurar itinerarios de formación para que cada equipo o persona reciba la formación que realmente necesita, sin tener que volver a crearla manualmente cada vez. Esto permite que las personas se centren en lo más importante de su puesto, en lugar de en las tareas administrativas que lo rodean.
2. No se pueden añadir complementos ni integraciones
La mayoría de las empresas no solo utilizan un sistema de gestión del aprendizaje (LMS): los sistemas de RR. HH., el CRM, los paneles de análisis y las herramientas de colaboración aportan diferentes piezas del mismo rompecabezas. Sin una conexión en tiempo real entre ellos, tu LMS no sabe cuándo alguien ha cambiado de puesto o ha dejado la empresa, y no puedes determinar si la formación está influyendo realmente en un indicador que le importa a tu empresa, como el rendimiento de ventas. En un LMS cerrado, esa conexión suele ser la excepción y no la norma. Cuando existe una API, a menudo es limitada o está mal documentada; sincronizar los datos de los alumnos entre sistemas implica exportarlos y volver a importarlos manualmente, y cada nueva herramienta que quieras integrar se convierte en un proyecto en sí mismo, en lugar de una configuración rápida.
El resultado es el mismo problema que con la gestión manual, y uno de los retos más habituales de los LMS de los que oímos hablar: tu equipo dedica tiempo a conciliar datos entre sistemas en lugar de utilizarlos. Un LMS construido sobre una base abierta y centrada en las API resuelve esto permitiendo que las nuevas herramientas se integren a medida que tu organización las va incorporando, en lugar de tratar cada integración como una solicitud especial. Si tu equipo de formación y desarrollo exporta hojas de cálculo con regularidad solo para que dos sistemas coincidan entre sí, eso es una señal de que tu LMS no está diseñado para conectarse.
3. La implantación de los nuevos requisitos de cumplimiento lleva meses
Es muy raro que haya un periodo en el que el departamento de formación y desarrollo (L&D) no tenga que hacer frente a algún nuevo requisito de cumplimiento: un cambio en los procedimientos, una actualización normativa o nuevas normas sobre equipos. La formación en materia de cumplimiento es uno de los aspectos del desarrollo del personal en los que menos margen hay para el error; al fin y al cabo, los plazos no se aplazan solo porque tu sistema de gestión del aprendizaje (LMS) vaya lento.
En un LMS cerrado y controlado por el proveedor, incluso un pequeño cambio en el contenido puede suponer tener que planteárselo al proveedor y esperar a que se ajuste a su calendario de actualizaciones, en lugar de realizar la modificación por vuestra cuenta. Imagina que entra en vigor una nueva normativa de protección de datos en una de tus regiones: todos los cursos que traten datos de alumnos o clientes deben actualizar su texto dentro de un plazo determinado, y te ves obligado a esperar en una cola en lugar de realizar el cambio tú mismo. Multiplica eso por cada requisito y las horas se acumulan rápidamente. Un LMS que no puede actuar con rapidez cuando cambian las normas dificulta la presentación del registro de auditoría que esperan los reguladores, y esa deficiencia se vuelve rápidamente costosa, ya se trate de multas, auditorías fallidas o las horas dedicadas a correr para ponerse al día.
En un LMS adaptable, los administradores pueden configurar los roles de los usuarios, automatizar el seguimiento del cumplimiento normativo y publicar contenidos localizados en todos los departamentos o regiones por sí mismos, sin tener que abrir un ticket cada vez que se produce un cambio. Un LMS modular, en el que las herramientas se integran a la perfección y las actualizaciones no requieren reconstruir el sistema desde cero, permite a tu equipo de formación y desarrollo centrarse en lo que realmente importa: diseñar una buena experiencia de aprendizaje.
4. No tienes visibilidad sobre tus datos
En un LMS cerrado o controlado por el proveedor, los datos de los alumnos a menudo no te pertenecen por completo: dónde se alojan, cómo se transfieren y qué ocurre con ellos si cambias de proveedor son decisiones que toma otra persona por ti. Esto se convierte en un verdadero problema en el momento en que realmente necesitas los datos: en una reunión de la junta directiva en la que te piden que demuestres el nivel de participación en un nuevo módulo de formación y no puedes generar el informe en ese mismo momento, o en mitad de una inspección, cuando necesitas mostrar rápidamente qué equipos ya han completado una certificación específica y la respuesta queda bloqueada por una solicitud del proveedor en lugar de estar disponible con unos pocos clics.
En un LMS abierto, puedes trabajar con esos datos de forma adecuada: no solo se trata de saber si se ha completado el curso, sino también dónde se atascan los alumnos, qué módulos plantean dificultades de forma habitual y cómo es realmente la brecha de competencias del personal en todo el equipo. Los informes te indican quién ha completado el curso, y los análisis te indican en qué debes centrarte a continuación; y disponer de esa información es lo que convierte una pregunta de la junta directiva en una respuesta, en lugar de en un correo electrónico de seguimiento.
5. Está agotando a tus empleados
Pregunta a cualquier equipo de formación y desarrollo qué es lo que realmente echa por tierra aprendizaje en el lugar de trabajo El compromiso de los alumnos, y una navegación poco intuitiva suelen figurar entre los primeros puestos de la lista. Si los alumnos no pueden encontrar el módulo adecuado sin tener que rebuscar en los menús, o si un curso tarda unos segundos de más en cargarse cada vez que hacen clic, es probable que veas cómo disminuye ese compromiso. La gente tiende a no terminar aquello que resulta molesto de usar, por muy bueno que sea el contenido que hay detrás.
Un LMS moderno debería parecerse más a las herramientas que tu equipo ya utiliza con soltura a diario: rutas claras, páginas rápidas y una interfaz que pueda incorporar tu propia imagen de marca, en lugar de parecer un software genérico de terceros acoplado a tu empresa. Si lo consigues, es más probable que las tasas de finalización mejoren.
6. Todavía no ha definido cómo gestionar la inteligencia artificial
La IA es la mayor incógnita a la que se enfrentan actualmente la mayoría de las plataformas LMS, y muchas de ellas aún no tienen una respuesta satisfactoria. La cuestión no radica tanto en el uso de la IA como en decidir cómo implementarla.
Eso es lo que Gobernanza de la IA Esto significa, en este contexto: un conjunto claro de controles sobre quién puede activar las funciones de IA, qué ocurre con los datos que procesan dichas funciones y quién revisa lo que genera la IA antes de que el alumno lo vea. Un marco adecuado de gobernanza de la IA se basa, por lo general, en tres aspectos. Control de los datos: tu contenido y los datos de los alumnos no deben utilizarse para entrenar el modelo de otra persona, y el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) debe poder indicarte exactamente cuánto tiempo se almacenan esos datos y por qué. Supervisión humana: el material generado por la IA no debería llegar a los alumnos sin que alguien lo revise primero, de modo que la IA respalde el criterio de tu equipo en lugar de sustituirlo. Y transparencia: una divulgación clara de dónde se utiliza la IA, un registro de la actividad de la IA que se pueda auditar realmente y el cumplimiento de normativas como el RGPD y la Ley de IA de la UE.
Sin ese marco establecido, las cuestiones prácticas se acumulan rápidamente. ¿Quién decide qué herramientas de IA se activan y por qué? ¿Estás pagando por la capacidad de IA para toda tu base de usuarios cuando solo unos pocos equipos la necesitan realmente? Los costes de la IA varían en función del uso, y las organizaciones que no han tomado decisiones deliberadas sobre quién tiene acceso a qué pueden acabar con una factura que no se corresponde con el valor que obtienen. Un LMS adaptable te ofrece el control suficiente para tomar esas decisiones por ti mismo —qué funciones de IA activar, para qué equipos, bajo qué medidas de seguridad y con una revisión humana integrada— en lugar de tener que aceptar lo que el proveedor haya decidido que es el estándar.
Diseñar para el cambio
Ninguna de estas señales significa que tu elección inicial de un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) fuera errónea. Simplemente significa que la organización ha avanzado más rápido que el sistema. La solución no consiste en encontrar un nuevo favorito que se quede obsoleto igual de rápido. Consiste en elegir uno diseñado para adaptarse a tus necesidades: modular, abierto y que puedas configurar a tu gusto sin tener que esperar a la hoja de ruta de otra persona.
Tanto si estás valorando una migración completa a un LMS como si solo quieres optimizar el que ya tienes, nuestra guía «Diseño para el cambio» te explica cómo es realmente un ecosistema de aprendizaje adaptable y te ofrece una autoevaluación para que compruebes cuál es la situación actual del tuyo.
