Probabilmente c'è ancora una maglietta appesa in fondo al tuo armadio che un tempo era una delle tue preferite. Forse l'hai comprata perché ti sembrava versatile, o magari semplicemente perché ti sentivi a tuo agio indossandola — in ogni caso, la indossavi praticamente ogni settimana, sia in ufficio che nel fine settimana. Poi il tuo stile è cambiato, o semplicemente non ti stava più bene, e un giorno hai smesso di sentirla come un capo che la nuova versione di te avrebbe indossato.
Molte implementazioni di LMS seguono lo stesso percorso. Quello scelto dalla vostra organizzazione qualche anno fa era probabilmente la scelta giusta in quel momento: risolveva un problema specifico e il vostro team lavorava bene con esso. I problemi sorgono in seguito: l’azienda cresce, le priorità cambiano, si aggiungono nuove regioni e nuovi obblighi di conformità, il vostro stack tecnologico cambia e l’LMS su cui un tempo facevate affidamento semplicemente non riesce più a stare al passo.
Raramente si tratta di sfortuna. La scalabilità dovrebbe essere integrata in un LMS fin dall’inizio: se la si sta implementando in un secondo momento, probabilmente è il momento di prendere in considerazione nuove opzioni. Ecco sei segnali rivelatori — e alcune delle sfide più comuni che i team aziendali devono affrontare con gli LMS — che indicano che il vostro LMS sta rallentando la vostra organizzazione.
1. Stai facendo troppe cose manualmente
valore. Supponiamo, ad esempio, che il vostro catalogo dei corsi offra un unico percorso formativo per tutti: è probabile che il vostro team di formazione e sviluppo dedichi troppo tempo alle attività amministrative manuali, rielaborando i moduli a mano per adattarli ai diversi ruoli, invece di concentrarsi su ciò che realmente favorisce l’apprendimento: progettare corsi migliori, fornire coaching ai manager e colmare le lacune nelle competenze.
Un LMS basato su una struttura modulare affronta la questione in modo diverso. Pensate a dei mattoncini piuttosto che a una struttura fissa: il vostro team può aggiungere, rimuovere o riconfigurare i percorsi formativi in modo che ogni team o singolo dipendente riceva la formazione di cui ha effettivamente bisogno, senza doverla ricostruire manualmente ogni volta. In questo modo, le persone possono concentrarsi sugli aspetti più importanti del proprio ruolo, anziché sulle attività amministrative che lo circondano.
2. Non è possibile aggiungere plugin o integrazioni
La maggior parte delle aziende non si affida solo a un LMS: i sistemi HR, il CRM, i dashboard analitici e gli strumenti di collaborazione rappresentano tutti diversi tasselli dello stesso quadro. Senza una connessione in tempo reale tra di essi, il vostro LMS non sa quando qualcuno ha cambiato ruolo o ha lasciato l’azienda, e non è possibile capire se la formazione stia effettivamente influenzando un indicatore importante per la vostra azienda, come le prestazioni di vendita. Su un LMS chiuso, tale connessione è spesso l’eccezione piuttosto che la regola. Laddove esiste un’API, questa è spesso limitata o scarsamente documentata; la sincronizzazione dei dati dei discenti tra i sistemi comporta l’esportazione e la reimportazione manuale, e ogni nuovo strumento che si desidera integrare diventa un progetto a sé stante invece di una semplice configurazione rapida.
Il risultato è lo stesso problema che si riscontra con la gestione manuale, nonché una delle sfide più comuni relative agli LMS di cui sentiamo parlare: il vostro team impiega tempo a riconciliare i dati tra i vari sistemi invece di utilizzarli. Un LMS basato su principi aperti e "API-first" risolve questo problema consentendo l’integrazione di nuovi strumenti man mano che la vostra organizzazione li aggiunge, anziché trattare ogni integrazione come una richiesta speciale. Se il vostro team di formazione e sviluppo esporta regolarmente fogli di calcolo solo per far combaciare i dati tra due sistemi, significa che il vostro LMS vi sta dicendo che non è stato progettato per connettersi.
3. L'attuazione dei nuovi requisiti di conformità richiede mesi
È raro che ci sia un periodo in cui il reparto Formazione e Sviluppo (L&D) non debba affrontare qualche nuovo requisito di conformità: una modifica procedurale, un aggiornamento normativo, nuove regole relative alle attrezzature. La formazione sulla conformità è uno degli aspetti dello sviluppo del personale in cui non ci si può permettere di commettere errori; dopotutto, le scadenze non cambiano solo perché il vostro LMS è lento.
Su un LMS chiuso e controllato dal fornitore, anche una piccola modifica ai contenuti può significare doverla segnalare al fornitore e attendere il suo programma di rilascio, anziché apportare la modifica autonomamente. Supponiamo che in una delle vostre regioni entri in vigore una nuova normativa sulla privacy dei dati: ogni corso che riguarda i dati degli studenti o dei clienti deve essere aggiornato entro un determinato periodo di tempo, e voi vi ritrovate in coda in attesa di tale aggiornamento invece di poter apportare la modifica autonomamente. Moltiplicate questo scenario per ogni singolo requisito e le ore si accumulano rapidamente. Un LMS che non è in grado di reagire rapidamente quando le norme cambiano rende più difficile fornire la traccia di audit che le autorità di regolamentazione si aspettano — e questa lacuna diventa rapidamente costosa, che si tratti di multe, audit falliti o delle ore trascorse a rincorrere i ritardi.
In un LMS flessibile, gli amministratori possono configurare i ruoli degli utenti, automatizzare il monitoraggio della conformità e distribuire autonomamente contenuti localizzati tra i vari reparti o regioni, senza dover aprire un ticket ogni volta che qualcosa cambia. Un LMS modulare, in cui gli strumenti si integrano perfettamente e gli aggiornamenti non richiedono di ricostruire il sistema da zero, consente al vostro team di formazione e sviluppo di concentrarsi su ciò che conta davvero: progettare percorsi formativi di qualità.
4. Non hai visibilità sui tuoi dati
Su un LMS chiuso o controllato dal fornitore, i dati degli studenti spesso non sono completamente di vostra proprietà: dove vengono ospitati, come vengono trasferiti, cosa ne sarà di essi se cambiate fornitore sono decisioni che qualcun altro prende al posto vostro. Questo diventa un vero problema nel momento in cui avete effettivamente bisogno dei dati: durante una riunione del consiglio di amministrazione in cui vi viene chiesto di dimostrare il coinvolgimento degli utenti in un nuovo modulo formativo e non riuscite a estrarre il report sul momento, oppure nel bel mezzo di un’ispezione, quando dovete mostrare rapidamente quali team hanno già completato una certificazione specifica e la risposta è bloccata da una richiesta al fornitore invece che a portata di clic.
Su un LMS aperto, puoi lavorare su quei dati in modo adeguato — non solo sul completamento del corso, ma anche sui punti in cui gli studenti si bloccano, sui moduli che creano costantemente difficoltà e su come si presenta il reale divario di competenze all’interno di un team. I report indicano chi ha completato il corso, mentre le analisi rivelano su cosa concentrarsi in seguito: disporre di queste informazioni è ciò che trasforma una domanda del consiglio di amministrazione in una risposta, anziché in un’e-mail di follow-up.
5. Sta logorando i tuoi dipendenti
Chiedete a qualsiasi team di formazione e sviluppo cosa sia davvero fatale apprendimento sul posto di lavoro Il coinvolgimento, e una navigazione macchinosa, sono solitamente in cima alla lista. Se gli studenti non riescono a trovare il modulo giusto senza dover setacciare i menu, o se un corso impiega qualche secondo di troppo a caricarsi ogni volta che cliccano, è probabile che il livello di coinvolgimento cali. Le persone sono meno propense a portare a termine ciò che risulta fastidioso da usare, indipendentemente dalla qualità dei contenuti che si celano dietro.
Un moderno LMS dovrebbe assomigliare di più agli strumenti che il tuo team utilizza già con dimestichezza ogni giorno: percorsi chiari, pagine veloci, un’interfaccia che possa riflettere il tuo marchio, anziché sembrare un generico software di terze parti aggiunto alla tua azienda. Se riesci a ottenere tutto questo, i tassi di completamento non tarderanno ad aumentare.
6. Non ha ancora definito una strategia di governance dell'IA
L'intelligenza artificiale è la questione più importante ancora aperta che la maggior parte delle piattaforme LMS si trova ad affrontare in questo momento, e molte di esse non hanno ancora una risposta adeguata. Il problema non riguarda tanto l'uso dell'intelligenza artificiale, quanto piuttosto la decisione su come implementarla.
Ecco cosa Governance dell'intelligenza artificiale Con questo si intende: una serie chiara di controlli su chi può attivare le funzionalità di IA, cosa succede ai dati trattati da tali funzionalità e chi verifica ciò che l’IA produce prima che uno studente possa vederlo. Un adeguato quadro di governance dell’IA si basa generalmente su tre elementi. Controllo dei dati — i vostri contenuti e i dati degli studenti non dovrebbero essere utilizzati per addestrare il modello di qualcun altro, e l’LMS dovrebbe essere in grado di indicarvi esattamente per quanto tempo tali dati vengono conservati e per quale motivo. Supervisione umana — il materiale generato dall’IA non dovrebbe raggiungere gli studenti senza che qualcuno lo abbia prima revisionato, in modo che l’IA supporti il giudizio del vostro team anziché sostituirlo. E trasparenza — chiara comunicazione di dove viene utilizzata l’IA, un registro delle attività dell’IA che possiate effettivamente verificare e l’allineamento con normative come il GDPR e la legge UE sull’IA.
Senza un quadro di riferimento ben definito, le questioni pratiche si accumulano rapidamente. Chi decide quali strumenti di IA attivare e perché? State pagando per funzionalità di IA destinate all’intera base utenti quando solo una manciata di team ne ha effettivamente bisogno? I costi dell’IA variano in base all’utilizzo e le organizzazioni che non hanno preso decisioni deliberate su chi ha accesso a cosa possono ritrovarsi con una fattura che non corrisponde al valore che stanno ottenendo. Un LMS flessibile vi offre il controllo necessario per prendere autonomamente queste decisioni — quali funzioni di IA attivare, per quali team, con quali misure di sicurezza e con una revisione umana integrata — anziché dover accettare passivamente ciò che il fornitore ha stabilito come standard.
Progettare per il cambiamento
Nessuno di questi segnali significa che la vostra scelta iniziale dell’LMS fosse sbagliata. Significa semplicemente che l’organizzazione si è evoluta più rapidamente del sistema stesso. La soluzione non sta nel trovare un nuovo sistema preferito che si rivelerà obsoleto altrettanto rapidamente, ma nel sceglierne uno progettato per adattarsi ai vostri cambiamenti: modulare, aperto e personalizzabile a vostro piacimento, senza dover attendere la roadmap di qualcun altro.
Che tu stia valutando una migrazione completa al sistema LMS o semplicemente ottimizzando quello che già possiedi, la nostra guida “Design for Change” illustra come si presenta effettivamente un ecosistema di apprendimento adattabile e include un’autovalutazione per capire a che punto si trova il tuo oggi.
