Con demasiada frecuencia, los equipos de formación y desarrollo se ven atrapados en una cadena de montaje de creación de contenidos. Se ven sometidos a una presión constante para producir nuevos cursos y módulos cada vez que cambian las prioridades de la empresa, sin apenas tiempo para tomar distancia y preguntarse si todo ello está surtiendo realmente algún efecto.
La mayoría de los departamentos de formación y desarrollo ya están buscando una estrategia mejor: lo difícil es saber cómo es realmente esa alternativa. En lugar de crear aún más cursos, la clave reside en convertir el aprendizaje en un ecosistema dinámico —en el que las personas, la tecnología, los datos y la gobernanza trabajen conjuntamente— capaz de adaptarse ante los cambios.
En este artículo, analizaremos qué se necesita realmente para crear ese ecosistema.
1. ¡Cuidado con los huecos!
El primer paso es analizar a fondo tu estrategia de formación actual. Compara los objetivos de tu organización con lo que ofreces actualmente a los alumnos: ¿coinciden? ¿Existe alguna carencia de competencias que afecte directamente a los ingresos, los costes o el riesgo?
Un aspecto que se suele pasar por alto es la alfabetización en datos. Muchas organizaciones invierten mucho en formación técnica y en materia de cumplimiento normativo, y dan por sentado que los empleados ya saben interpretar los paneles de control y los informes que tienen ante sí. Sin embargo, muchas personas no son capaces de hacerlo, lo que significa que las decisiones que deberían basarse en datos se toman en cambio por instinto, y la inversión en mejores herramientas de generación de informes nunca da los frutos que debería.
Una vez que hayas identificado dónde se encuentran las verdaderas carencias, podrás hacer recomendaciones a las partes interesadas sobre qué competencias deben potenciarse y cuáles deben dejarse de lado. Esto nos lleva a una cuestión importante: los entornos de aprendizaje que siguen creciendo sin que nunca se les dé un recorte se vuelven, poco a poco, cada vez menos adaptables.
2. Diseño para tu alumnos
UN ecosistema de aprendizaje Un programa diseñado en función de tu organigrama —organizado por departamentos y puestos de trabajo, en lugar de tener en cuenta cómo trabajan y aprenden realmente las personas— no tendrá necesariamente el impacto que necesitas. Esto se puede solucionar vinculando las itinerarias de formación a puestos reales y etapas profesionales, en lugar de a marcos de competencias genéricos: una itinerario para alguien que se estrena como directivo, por ejemplo, debería ser diferente de la creada para un especialista técnico con cinco años de experiencia.
Las funciones cambian, así que crea itinerarios formativos que se puedan adaptar, en lugar de tener que reconstruirlos cada vez. Cuando un comercial es ascendido a jefe de equipo, debería poder añadir un módulo de liderazgo a su itinerario formativo actual, en lugar de tener que empezar de cero.
Puede resultar útil combinar cursos estructurados con el aprendizaje social y autodirigido, en lugar de considerar la formación impartida por un formador como la opción predeterminada para todas las necesidades. Algunos de los procesos de aprendizaje más eficaces en cualquier organización tienen lugar de manera informal: un compañero que comparte cómo ha resuelto un problema, o un hilo de debate en el que alguien acaba planteando la pregunta que a todos los demás les daba vergüenza formular. Varía también el formato: un técnico de campo que resuelve una avería necesita un vídeo de dos minutos, no un curso de 40 minutos.
3. Elige una tecnología que se doble en lugar de romperse
Las decisiones tecnológicas que tomes determinarán el grado de adaptabilidad de tu ecosistema de aprendizaje cuando se produzca realmente un cambio. Si surge un nuevo requisito normativo y tienes que actualizar tu LMS Si eso significa tener que esperar a que un proveedor cree un puente que aún no existe, tu ecosistema te está jugando una mala pasada. Las integraciones son la prueba más clara de ello: tu plataforma de formación debe comunicarse con tu sistema de RR. HH., tus datos de rendimiento y tus herramientas de comunicación, en lugar de funcionar de forma aislada. Al fin y al cabo, los inicios de sesión adicionales y los conjuntos de datos inconexos complican las cosas, en lugar de facilitarlas.
La modularidad es lo que marca la diferencia en este caso. Una plataforma construida sobre bases abiertas y modulares, en la que se pueden añadir, eliminar o reconfigurar funcionalidades sin alterar el sistema central, permite ampliar el ecosistema a medida que cambian los requisitos. Esta es, en términos más generales, la lógica que subyace a las plataformas basadas en complementos: las organizaciones adaptan el sistema a sus propias necesidades, en lugar de tener que ajustarse a las limitaciones del sistema.
La propiedad de los datos y su alcance merecen el mismo escrutinio. Averigua dónde se almacenan los datos de tus alumnos y quién puede acceder a ellos, y comprueba si tu plataforma funciona correctamente en un teléfono móvil en el taller, sin conexión durante una ruta de reparto o para un alumno que utilice tecnología de apoyo. Muchas plataformas brillan en una demostración comercial y se vienen abajo en cuanto las condiciones se complican —por ejemplo, con una señal irregular, un móvil antiguo o un alumno que utiliza un lector de pantalla—.
4. Haz que tu contenido didáctico sea relevante
Si no consigues que los alumnos se impliquen en tu ecosistema de aprendizaje, este se estancará inevitablemente. Una forma eficaz de evaluar la participación es observar qué hacen realmente los alumnos una vez que han terminado un curso. ¿Cierran la pestaña y pasan a otra cosa, o hablan con su equipo sobre lo que han aprendido? ¿Plantean alguna pregunta en la siguiente reunión o prueban un enfoque diferente en el trabajo? Todos estos comportamientos son buenos indicadores de compromiso.
A la hora de aprender cosas nuevas (o de utilizar materiales didácticos), el momento oportuno lo es todo. Por ejemplo, las fichas de referencia o las «battle cards» se consultan fácilmente antes de las llamadas con los clientes. Del mismo modo, una guía de resolución de problemas —que se encuentra en mitad de un turno— se utiliza porque llega justo en el momento adecuado. Por el contrario, el mismo contenido publicado según un calendario trimestral fijo, sin conexión con un momento real de necesidad, suele caer en el olvido. Por lo tanto, incorpora formas para que los alumnos encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan — y no solo lo que se les haya asignado.
El reconocimiento es igual de importante, y no tiene por qué ser algo elaborado. Algo tan sencillo como que un responsable pida a un miembro del equipo que comparta brevemente sus impresiones tras finalizar un curso puede convertir una mera formalidad en un momento de progreso visible y de aprendizaje entre compañeros.
5. Haz que la medición se convierta en un hábito
Por último, un ecosistema de aprendizaje eficaz requiere una atención constante para garantizar que tenga un impacto real. Cuando realices un seguimiento de los datos sobre participación, finalización y rendimiento, evalúa esas métricas en relación con los resultados empresariales que decidiste influir en el primer paso. Si un curso con una tasa de finalización de 95% no ha supuesto un cambio significativo, es posible que sea necesario revisarlo.
Aprovecha lo que aprendas para perfeccionar el contenido, la forma de impartirlo y la estrategia de manera continua. Las organizaciones que sacan el máximo partido a su ecosistema de aprendizaje lo tratan como tratarían cualquier otra infraestructura fundamental: como algo que hay que supervisar, mantener y adaptar, en lugar de darlo por zanjado y olvidarse de ello.
Diseño para el cambio
Al reevaluar periódicamente las necesidades y diseñar para tu Al centrarte en los alumnos, elegir una tecnología que ofrezca flexibilidad en lugar de limitarte y medir lo que realmente importa, creas una cultura de aprendizaje continuo que sigue el ritmo del negocio que la rodea. Esa capacidad de adaptación —en tu personal, tu tecnología, tus datos y tu gobernanza— es lo que distingue a los ecosistemas de aprendizaje que sobreviven al cambio de los que no lo hacen.
