Automatize os processos de RH com regras dinâmicas no Moodle Workplace

O departamento de recursos humanos (RH) não é responsável apenas pelo recrutamento e integração de novos funcionários, mas também pelo gerenciamento de tarefas administrativas, como folhas de pagamento, controle de licenças e férias, treinamento e desenvolvimento e o bem-estar geral dos funcionários da empresa. A natureza dinâmica dos processos de RH inclui várias tarefas complexas e de alto risco, como o gerenciamento da integração de funcionários, a conformidade com leis e regulamentos, a segurança no local de trabalho, entre outras. Essas tarefas podem consumir muito tempo e recursos, exigindo muito da mão de obra e dos custos.

A automação de RH oferece uma excelente oportunidade para simplificar os processos de trabalho intensivo, aprimorar o gerenciamento do treinamento e desenvolvimento dos funcionários e reduzir os custos. De acordo com um relatório do Grupo de Serviços de Informação (ISG)A automação do RH resultou em economias substanciais de custos para as empresas. O relatório afirma que 30% das empresas pesquisadas economizaram pelo menos 10% em seus custos totais de administração de RH, enquanto 20% relataram uma economia ainda mais significativa de 40% em suas despesas de RH. 

Com a automação de RH lidando com tarefas complexas, os profissionais de RH podem mudar seu foco para funções estratégicas e promover conexões mais profundas e significativas com os funcionários.

Os benefícios da automação de RH

Vejamos alguns dos principais benefícios da automação de RH em uma organização:

• Redução de erros nos processos de folha de pagamento

A automação do gerenciamento da folha de pagamento reduz o risco de erros nos recibos de pagamento, tornando a vida mais simples para os funcionários e protegendo a reputação da empresa. Ele promove a conformidade, garante pagamentos pontuais e evita atrasos. Para as empresas multinacionais, é essencial criar um método centralizado e unificado em termos de risco, conformidade, custo e governança, pois elas enfrentam dificuldades com vários sistemas de folha de pagamento e a falta de relatórios e análises consolidados. A automação dos processos de folha de pagamento pode resolver esses problemas, aprimorando a eficiência operacional e fornecendo insights para a tomada de decisões informadas.

• Experiência de integração eficiente

Um processo de integração bem organizado é vital para formar as percepções dos novos funcionários sobre a empresa e afeta significativamente seus níveis de engajamento e satisfação. A simplificação do processo de integração garante que os formulários, documentos e materiais de treinamento essenciais sejam facilmente acessíveis aos novos contratados. A automação de RH permite que os novos contratados preencham a papelada e os módulos de treinamento on-line, reduzindo assim o tempo necessário para que se tornem proficientes e produtivos em suas funções. Ao eliminar a necessidade de orientar os novos funcionários em cada etapa, os gerentes e profissionais de RH têm mais tempo para interações pessoais e orientação, o que ajuda a estabelecer uma conexão mais forte entre os novos funcionários e a empresa.

• Inscrição em programas de treinamento personalizados

A automação de RH permite a criação de um sistema em que os funcionários são designados para sessões de treinamento especificamente adaptadas às suas funções e responsabilidades. Imagine um vendedor sendo direcionado para um treinamento de vendas relevante, um representante de atendimento ao cliente participando de cursos voltados para o cliente ou um gerente participando do desenvolvimento de liderança. Essa abordagem de treinamento direcionado otimiza o aprendizado dos funcionários e aprimora suas habilidades para o benefício da organização.

A categorização automatizada e a análise de dados equipam cada funcionário com as ferramentas e o conhecimento necessários para se destacar em suas funções. Essa abordagem focada não apenas promove o crescimento individual, mas também contribui para o sucesso da organização. A automação de RH oferece a chance de se afastar dos caminhos de treinamento genéricos, abrindo caminho para uma experiência de aprendizagem personalizada que, ao mesmo tempo, aumenta o envolvimento dos funcionários e o desempenho organizacional.

Como escolher as ferramentas corretas de automação de RH

Em uma era centrada nas pessoas, escolher as ferramentas corretas de automação de RH é uma decisão crítica que pode afetar significativamente o bem-estar geral dos funcionários. Para fazer uma escolha informada, comece realizando uma avaliação completa das necessidades e identificando os processos específicos de RH que exigem automação. 

Considere fatores como o tamanho de sua força de trabalho, a complexidade de suas operações de RH e o nível de integração necessário com os sistemas existentes. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a encontrar a ferramenta certa de automação de RH:

• Procure ferramentas que ofereçam uma interface amigável e que sejam facilmente personalizáveis para se alinharem aos seus requisitos exclusivos. 
• A escalabilidade também é crucial, especialmente para empresas em crescimento, para garantir que a solução escolhida possa acomodar as demandas crescentes da força de trabalho. 
• É essencial priorizar os recursos de segurança de dados e conformidade, garantindo que a ferramenta cumpra os padrões e as normas do setor para proteger as informações confidenciais dos funcionários. 
• A ferramenta deve ter recursos de relatório e análise, permitindo que os profissionais de RH obtenham insights valiosos sobre as tendências e o desempenho da força de trabalho. 

Automação de RH com Moodle Workplace 4

Uma ferramenta que se destaca na automação de RH é Moodle Workplace 4cuja interface nova e intuitiva, juntamente com recursos aprimorados, envolve diversas equipes e maximiza os resultados do treinamento dos funcionários. Você pode automatizar os processos de integração e atribuir automaticamente competências de aprendizagem e concessão a indivíduos ou equipes com base em regras personalizadas e dinâmicas. Regras dinâmicas pode sEconomize seu tempo de administrador simplificando processos comuns, como inscrições, alocações de certificação, envio de mensagens e várias outras tarefas.

Vamos descobrir como você pode utilizar regras dinâmicas para automação de RH:

Regras dinâmicas permitem que você defina e execute regras centralizadas e automatizadas usando uma abordagem condicional "se isso, então aquilo" para acionar ações quando determinadas condições forem atendidas. 

A regra dinâmica segue a abordagem "se isso, então aquilo" para simplificar as tarefas. Fonte: Moodle.org

Você pode acessar o gerenciamento de regras dinâmicas por meio de Administração do site > Regras dinâmicas ou diretamente por meio do ícone de regras dinâmicas no inicializador do Workplace. Você pode visualizar as regras ativas e arquivadas, bem como um botão "Nova regra" com o qual pode adicionar uma nova regra. Você também verá três guias, "Condições", "Ações" e "Detalhes".

Na guia "Conditions" (Condições), à esquerda, você verá algumas regras predefinidas e, para escolher as condições específicas dessas regras, basta clicar no sinal "+". Você pode escolher a ação a ser tomada quando uma condição for atendida na guia "Actions" (Ações). Você também pode personalizar suas ações, de acordo com sua preferência. 

Vamos dar uma olhada em como um sistema automatizado de gerenciamento de funcionários implementa regras dinâmicas para facilitar a integração e as transições de departamento. Esse sistema avalia fatores como se um novo funcionário concluiu o treinamento de integração e se foi designado para o departamento de vendas. Quando essas condições são atendidas, o sistema pode acionar várias ações, como a concessão de crachás, a permissão de acesso a determinados espaços de trabalho e o registro em programas educacionais específicos do departamento. Ao empregar esse método, é possível criar um ambiente de trabalho bem organizado e produtivo com uma integração tranquila dos novos contratados.

Veja um exemplo de como isso funciona:

A regra 1, denominada "Onboarding", descreve um processo automatizado para receber e integrar usuários recém-criados com endereços de e-mail do domínio "@acme.corp" no ecossistema da Acme Corporation. A regra é acionada quando são detectados usuários que atendem a condições específicas. Uma vez acionada, a regra executa várias ações predefinidas para facilitar o processo de integração. Todo o processo passará pelas seguintes condições e ações. 

Condições:

1. Usuários criados recentemente: Essa condição verifica se a conta de usuário foi criada recentemente, garantindo que a regra se aplique apenas a contas recém-criadas.
2. Usuários com @acme.corp em seus e-mails: Essa condição verifica se o endereço de e-mail do usuário contém o domínio "@acme.corp". Os usuários com endereços de e-mail desse domínio são o alvo do processo de integração.

Ações:

1. Emita o crachá "Bem-vindo à Acme Corporation": Essa ação envolve a atribuição de um crachá digital aos usuários recém-integrados. O crachá provavelmente significa sua afiliação com a Acme Corporation e serve como um gesto simbólico de boas-vindas e reconhecimento.
2. Adicione-os ao locatário "Acme Corporation": Essa ação adiciona os usuários recém-integrados ao locatário "Acme Corporation". Um locatário, nesse contexto, refere-se a um espaço de trabalho específico no site Moodle Workplace da organização, no qual os usuários têm acesso a determinados recursos e privilégios.
3. Alocar para o programa de treinamento "Onboarding to Acme Corp": Essa ação inscreve os usuários recém-integrados em um programa de treinamento intitulado "Onboarding to Acme Corp.", criado para familiarizar os novos funcionários com as políticas, os procedimentos, a cultura e outras informações relevantes da empresa.
4. Envie um e-mail para o gerente: Essa ação envolve o envio de uma notificação por e-mail para o gerente dos usuários recém-integrados. O e-mail pode conter informações sobre o status de integração, a função e os detalhes relevantes dos novos funcionários.

Essas condições e ações da Regra 1, "Onboarding", automatizam o processo de boas-vindas e integração de novos funcionários com "@acme.copr" na organização. Atribuir crachás e conceder acesso aos locatários são maneiras de garantir que o funcionário agora faz parte da equipe. Depois que o gerente é notificado sobre o status da integração, o funcionário passa para a próxima etapa, que é ser introduzido em seu respectivo departamento. 

A regra 2, intitulada "Indução ao departamento de 'Vendas'", descreve um processo automatizado para orientar e integrar os funcionários que concluíram o programa de treinamento "Onboarding" e pertencem ao departamento de "Vendas". A regra garante que esses usuários específicos recebam mais treinamento ou informações relacionadas à sua função no departamento de vendas. Veja a seguir um detalhamento da regra:

Condições:

1. Usuários que concluíram o programa de treinamento "Onboarding": Essa condição verifica se os usuários concluíram com êxito o programa de treinamento "Onboarding". 
2. Usuários do departamento de "Vendas": Essa condição verifica se os usuários pertencem ao departamento de "Vendas" da organização.

Ação:

1. Alocar para "Curso de iniciação ao departamento de vendas": Essa ação inscreve os usuários qualificados em um programa de treinamento específico, o "Curso de indução do departamento de vendas". Esse curso é feito sob medida para fornecer aos usuários o conhecimento e as habilidades necessárias para se destacarem em suas funções no departamento de vendas. Ele pode abranger tópicos como técnicas de vendas, conhecimento do produto, gerenciamento do relacionamento com o cliente e outros assuntos relevantes. Você também pode acrescentar informações adicionais na guia "Detalhes", que podem ser editadas posteriormente. 

A guia "Details" permite que você adicione mais informações. Fonte: Moodle.org

Conclusão

A automação de RH simplifica significativamente as tarefas repetitivas, aumenta a precisão e melhora a experiência do funcionário, liberando os profissionais de RH para se concentrarem em tarefas mais impactantes. O recurso de regras dinâmicas do Moodle Workplace 4 permite que os administradores definam condições e ações específicas, capacitando o sistema a se adaptar e responder de forma inteligente aos cenários de RH em evolução. Essas regras dinâmicas não apenas economizam tempo e esforço, mas também otimizam os processos de RH, tornando-os eficientes, eficazes e personalizados de forma exclusiva para atender às necessidades específicas de cada organização. Essa abordagem posiciona as equipes de RH para enfrentar proativamente os desafios emergentes, contribuindo para uma força de trabalho ágil, responsiva e de alto desempenho.