Automatizzate i processi HR con regole dinamiche in Moodle Workplace

Il reparto risorse umane (HR) non è solo responsabile del reclutamento e dell'inserimento di nuovi dipendenti, ma anche della gestione di attività amministrative come le buste paga, il monitoraggio di permessi e ferie, la formazione e lo sviluppo e il benessere generale dei dipendenti dell'azienda. La natura dinamica dei processi HR include molteplici attività complesse e ad alto rischio, come la gestione dell'onboarding dei dipendenti, la conformità alle leggi e ai regolamenti, la sicurezza sul posto di lavoro, solo per citarne alcune. Queste attività possono richiedere molto tempo e risorse, con un notevole dispendio di manodopera e di costi.

L'automazione delle risorse umane offre un'eccellente opportunità per snellire i processi ad alta intensità di lavoro, migliorare la gestione della formazione e dello sviluppo dei dipendenti e ridurre i costi. Secondo un rapporto del Gruppo Servizi Informatici (ISG)L'automazione ha consentito alle aziende di risparmiare notevolmente sui costi. Il rapporto afferma che 30% delle aziende intervistate hanno risparmiato almeno 10% sui costi totali di amministrazione delle risorse umane, mentre 20% hanno riportato un risparmio ancora più significativo, pari a 40% sulle spese per le risorse umane. 

Con l'automazione delle risorse umane che gestisce attività complesse, i professionisti delle risorse umane possono concentrarsi sulle funzioni strategiche e favorire connessioni più profonde e significative con i dipendenti.

I vantaggi dell'automazione delle risorse umane

Vediamo alcuni dei principali vantaggi dell'automazione delle risorse umane in un'organizzazione:

• Riduzione degli errori nei processi retributivi

L'automazione della gestione delle paghe riduce il rischio di errori nelle buste paga, rendendo la vita più semplice ai dipendenti e salvaguardando la reputazione dell'azienda.. Promuove la conformità, assicura la puntualità dei pagamenti e previene gli arretrati. Per le aziende multinazionali è essenziale creare un metodo centralizzato e unificato in termini di rischio, conformità, costi e governance, poiché devono fare i conti con più sistemi di payroll e con la mancanza di reportistica e analisi consolidate. L'automazione dei processi di payroll può risolvere questi problemi, migliorare l'efficienza operativa e fornire approfondimenti per un processo decisionale consapevole.

• Esperienza di onboarding efficiente

Un processo di onboarding ben organizzato è fondamentale per formare la percezione che i nuovi dipendenti hanno dell'azienda e influisce in modo significativo sul loro impegno e sui livelli di soddisfazione. La semplificazione del processo di onboarding garantisce che i moduli, i documenti e i materiali di formazione essenziali siano facilmente accessibili ai nuovi assunti. L'automazione delle risorse umane consente ai nuovi assunti di completare i documenti e i moduli di formazione online, riducendo così il tempo necessario per diventare abili e produttivi nel loro ruolo. Eliminando la necessità di guidare i nuovi dipendenti in ogni fase, i responsabili e i professionisti delle risorse umane hanno più tempo per le interazioni personali e il tutoraggio, che contribuiscono a stabilire un legame più forte tra i nuovi dipendenti e l'azienda.

• Iscrizione a programmi di formazione personalizzati

L'automazione delle risorse umane consente di creare un sistema in cui i dipendenti vengono assegnati a sessioni di formazione specificamente adattate ai loro ruoli e responsabilità. Immaginate un addetto alle vendite che viene indirizzato verso una formazione pertinente, un rappresentante del servizio clienti che segue corsi incentrati sul cliente o un manager che si impegna nello sviluppo della leadership. Questo approccio formativo mirato ottimizza l'apprendimento dei dipendenti e ne migliora le competenze a vantaggio dell'organizzazione.

La categorizzazione automatica e l'analisi dei dati forniscono a ciascun dipendente gli strumenti e le conoscenze necessarie per eccellere nel proprio ruolo. Questo approccio mirato non solo favorisce la crescita individuale, ma contribuisce anche al successo dell'organizzazione. L'automazione delle risorse umane offre la possibilità di abbandonare i percorsi formativi generici, aprendo la strada a un'esperienza di apprendimento personalizzata che aumenta contemporaneamente il coinvolgimento dei dipendenti e le prestazioni dell'organizzazione.

Come scegliere i giusti strumenti di automazione delle risorse umane

In un'epoca incentrata sulle persone, la scelta dei giusti strumenti di automazione delle risorse umane è una decisione critica che può avere un impatto significativo sul benessere generale dei dipendenti. Per fare una scelta informata, iniziate con una valutazione approfondita delle esigenze e identificate i processi HR specifici che richiedono l'automazione. 

Considerate fattori quali le dimensioni della vostra forza lavoro, la complessità delle operazioni HR e il livello di integrazione richiesto con i sistemi esistenti. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarvi a trovare il giusto strumento di automazione delle risorse umane:

• Cercate strumenti che offrano un'interfaccia facile da usare e che siano facilmente personalizzabili per allinearsi alle vostre esigenze specifiche. 
• Anche la scalabilità è fondamentale, soprattutto per le aziende in crescita, per garantire che la soluzione scelta possa soddisfare le crescenti esigenze della forza lavoro. 
• È essenziale dare priorità alle funzioni di sicurezza e conformità dei dati, assicurando che lo strumento rispetti gli standard e le normative del settore per salvaguardare le informazioni sensibili dei dipendenti. 
• Lo strumento deve essere dotato di funzionalità di reporting e di analisi, che consentano ai professionisti delle risorse umane di ottenere informazioni preziose sulle tendenze e sulle prestazioni della forza lavoro. 

Automazione HR con Moodle Workplace 4

Uno strumento che si distingue per l'automazione delle risorse umane è Moodle Workplace 4La sua interfaccia fresca e intuitiva, insieme alle sue funzionalità avanzate, coinvolge team diversi e massimizza i risultati della formazione dei dipendenti. È possibile automatizzare i processi di onboarding e assegnare automaticamente le competenze di apprendimento e di concessione ai singoli o ai team in base a regole personalizzate e dinamiche. Regole dinamiche può sRisparmia il tuo tempo di amministrazione ottimizzando i processi più comuni, come le iscrizioni, l'assegnazione delle certificazioni, la messaggistica e molte altre attività.

Scopriamo come utilizzare le regole dinamiche per l'automazione delle risorse umane:

Regole dinamiche consentono di definire ed eseguire regole centralizzate e automatizzate utilizzando un approccio condizionale del tipo "se questo allora quello" per attivare azioni quando si verificano determinate condizioni. 

Le regole dinamiche seguono l'approccio "se questo allora quello" per snellire le attività. Fonte: Moodle.org

È possibile accedere alla gestione delle regole dinamiche tramite Amministrazione del sito > Regole dinamiche o direttamente tramite l'icona delle regole dinamiche nel lanciatore di Workplace. È possibile visualizzare sia le regole attive che quelle archiviate, oltre a un pulsante "Nuova regola" con il quale è possibile aggiungere una nuova regola. Sono inoltre presenti tre schede: "Condizioni", "Azioni" e "Dettagli".

Nella scheda "Condizioni" a sinistra si notano alcune regole predefinite e per scegliere le condizioni specifiche di tali regole è sufficiente fare clic sul segno "+". Nella scheda "Azioni" si può scegliere l'azione da intraprendere quando una condizione è soddisfatta. È anche possibile personalizzare le azioni in base alle proprie preferenze. 

Vediamo come un sistema automatizzato di gestione dei dipendenti applica regole dinamiche per facilitare l'onboarding e le transizioni tra i reparti. Questo sistema valuta fattori come il fatto che un nuovo dipendente abbia terminato il corso di formazione e che sia stato assegnato al reparto vendite. Una volta soddisfatte queste condizioni, il sistema può attivare diverse azioni, come l'assegnazione di badge, l'accesso a determinati spazi di lavoro e l'iscrizione a programmi di formazione specifici per il reparto. Utilizzando questo metodo, è possibile creare un'atmosfera di lavoro ben organizzata e produttiva, con un'integrazione fluida dei nuovi assunti.

Ecco un esempio di come funziona:

La regola 1, denominata "Onboarding", delinea un processo automatizzato per accogliere e integrare nell'ecosistema di Acme Corporation gli utenti appena creati con indirizzi e-mail del dominio "@acme.corp". La regola viene attivata quando vengono rilevati utenti che soddisfano condizioni specifiche. Una volta attivata, la regola esegue diverse azioni predefinite per facilitare il processo di onboarding. L'intero processo prevede le seguenti condizioni e azioni. 

Condizioni:

1. Utenti creati di recente: Questa condizione verifica se l'account utente è stato creato di recente, assicurando che la regola si applichi solo agli account creati di recente.
2. Utenti con @acme.corp nella loro email: Questa condizione verifica se l'indirizzo e-mail dell'utente contiene il dominio "@acme.corp.". Gli utenti con indirizzi e-mail di questo dominio sono l'obiettivo del processo di onboarding.

Azioni:

1. Rilasciare il badge "Welcome to Acme Corporation": Questa azione comporta l'assegnazione di un badge digitale ai nuovi utenti. Il badge indica probabilmente la loro affiliazione ad Acme Corporation e serve come gesto simbolico di benvenuto e riconoscimento.
2. Aggiungeteli all'inquilino "Acme Corporation": Questa azione aggiunge i nuovi utenti al tenant "Acme Corporation". Un tenant, in questo contesto, si riferisce a uno specifico spazio di lavoro all'interno del sito Moodle Workplace dell'organizzazione, dove gli utenti hanno accesso a determinate risorse e privilegi.
3. Assegnare al programma di formazione "Onboarding to Acme Corp": Questa azione iscrive i nuovi utenti in un programma di formazione intitolato "Onboarding to Acme Corp.", progettato per familiarizzare i nuovi dipendenti con le politiche, le procedure, la cultura e altre informazioni rilevanti dell'azienda.
4. Inviate un'e-mail al loro manager: Questa azione prevede l'invio di un'e-mail di notifica al manager degli utenti appena inseriti. L'e-mail potrebbe contenere informazioni sullo stato di onboarding dei nuovi dipendenti, sul ruolo e sui dettagli rilevanti.

Le condizioni e le azioni della Regola 1, "Onboarding", automatizzano il processo di accoglienza e integrazione dei nuovi dipendenti con "@acme.copr" nell'organizzazione. L'assegnazione dei badge e la concessione dell'accesso agli inquilini sono modi per garantire che il dipendente sia ora parte del team. Una volta notificato al manager lo stato di onboarding, il dipendente passa alla fase successiva, che consiste nell'inserimento nel rispettivo reparto. 

La regola 2, intitolata "Induzione al reparto 'Vendite'", delinea un processo automatizzato per guidare e integrare i dipendenti che hanno completato il programma di formazione "Onboarding" e appartengono al reparto "Vendite". La regola assicura che questi utenti specifici ricevano ulteriore formazione o informazioni relative al loro ruolo nel reparto vendite. Ecco una descrizione della regola:

Condizioni:

1. Utenti che hanno completato il programma di formazione "Onboarding": Questa condizione verifica se gli utenti hanno completato con successo il programma di formazione "Onboarding". 
2. Utenti del reparto "Vendite": Questa condizione verifica se gli utenti appartengono al reparto "Vendite" dell'organizzazione.

Azione:

1. Assegnare a "Corso di introduzione al reparto vendite": Questa azione iscrive gli utenti idonei a un programma di formazione specifico, il "Corso di introduzione al reparto vendite". Questo corso è stato ideato per fornire agli utenti le conoscenze e le competenze necessarie per eccellere nel loro ruolo all'interno del reparto vendite. Potrebbe trattare argomenti come le tecniche di vendita, la conoscenza dei prodotti, la gestione delle relazioni con i clienti e altri argomenti rilevanti. È possibile aggiungere ulteriori informazioni nella scheda "Dettagli", che possono essere modificate in seguito. 

La scheda "Dettagli" consente di aggiungere ulteriori informazioni. Fonte: Moodle.org

Conclusione

L'automazione delle risorse umane snellisce in modo significativo le attività ripetitive, aumenta l'accuratezza e migliora l'esperienza dei dipendenti, liberando i professionisti delle risorse umane per concentrarsi su attività di maggiore impatto. La funzione di regole dinamiche di Moodle Workplace 4 permette agli amministratori di impostare condizioni e azioni specifiche, consentendo al sistema di adattarsi e rispondere in modo intelligente agli scenari HR in evoluzione. Queste regole dinamiche non solo fanno risparmiare tempo e fatica, ma ottimizzano anche i processi HR, rendendoli efficienti, efficaci e personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche di ogni organizzazione. Questo approccio consente ai team HR di affrontare in modo proattivo le sfide emergenti, contribuendo a creare una forza lavoro agile, reattiva e performante.