Automatisieren Sie HR-Prozesse mit dynamischen Regeln in Moodle Workplace

Die Personalabteilung ist nicht nur für die Einstellung und Eingliederung neuer Mitarbeiter zuständig, sondern auch für Verwaltungsaufgaben wie Gehaltsabrechnungen, die Erfassung von Urlaub und Ferien, Schulung und Entwicklung sowie das allgemeine Wohlergehen der Mitarbeiter des Unternehmens. Die Dynamik der HR-Prozesse umfasst eine Vielzahl komplexer und risikoreicher Aufgaben, wie z. B. die Verwaltung der Einarbeitung von Mitarbeitern, die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und die Sicherheit am Arbeitsplatz, um nur einige zu nennen. Diese Aufgaben können sowohl zeit- als auch ressourcenintensiv sein, was einen erheblichen Bedarf an Arbeitskräften und Kosten verursacht.

Die HR-Automatisierung bietet eine hervorragende Möglichkeit, arbeitsintensive Prozesse zu rationalisieren, die Verwaltung der Mitarbeiterschulung und -entwicklung zu verbessern und Kosten zu senken. Laut einer Bericht der Information Services Group (ISG)Die Automatisierung hat zu erheblichen Kosteneinsparungen für die Unternehmen geführt. Dem Bericht zufolge haben 30% der befragten Unternehmen mindestens 10% ihrer gesamten Personalverwaltungskosten eingespart, während 20% sogar 40% ihrer Personalausgaben einsparen konnten. 

Durch die Automatisierung komplexer Aufgaben können sich Personalverantwortliche auf strategische Aufgaben konzentrieren und tiefere, sinnvollere Beziehungen zu ihren Mitarbeitern aufbauen.

Die Vorteile der HR-Automatisierung

Sehen wir uns einige der wichtigsten Vorteile der HR-Automatisierung in einem Unternehmen an:

• Verringerung von Fehlern bei der Gehaltsabrechnung

Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung verringert das Risiko von Fehlern auf den Lohn- und Gehaltsabrechnungen, macht das Leben für die Mitarbeiter einfacher und schützt den Ruf des Unternehmens.. Es fördert die Einhaltung der Vorschriften, gewährleistet rechtzeitige Zahlungen und verhindert Rückstände. Für multinationale Unternehmen ist es im Hinblick auf Risiken, Einhaltung von Vorschriften, Kosten und Unternehmensführung von entscheidender Bedeutung, eine zentralisierte, einheitliche Methode zu schaffen, da sie mit mehreren Lohnabrechnungssystemen und einem Mangel an konsolidierten Berichten und Analysen zu kämpfen haben. Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse kann diese Probleme lösen, Verbesserung der betrieblichen Effizienz und Bereitstellung von Erkenntnissen für fundierte Entscheidungen.

• Effizientes Onboarding-Erlebnis

Ein gut organisierter Onboarding-Prozess ist entscheidend dafür, wie neue Mitarbeiter das Unternehmen wahrnehmen, und wirkt sich erheblich auf ihr Engagement und ihre Zufriedenheit aus. Durch die Straffung des Einführungsprozesses wird sichergestellt, dass wichtige Formulare, Dokumente und Schulungsmaterialien für neue Mitarbeiter leicht zugänglich sind. Die Automatisierung des Personalwesens ermöglicht es neuen Mitarbeitern, Unterlagen und Schulungsmodule online auszufüllen und so die Zeit zu verkürzen, die sie benötigen, um sich in ihrer Rolle zurechtzufinden und produktiv zu sein. Da neue Mitarbeiter nicht mehr durch jeden Schritt geführt werden müssen, bleibt den Personalleitern und -fachleuten mehr Zeit für persönliche Interaktionen und Mentoring, was zu einer stärkeren Bindung zwischen den neuen Mitarbeitern und dem Unternehmen beiträgt.

• Anmeldung zu maßgeschneiderten Schulungsprogrammen

Die HR-Automatisierung ermöglicht die Einrichtung eines Systems, in dem Mitarbeiter Schulungen zugewiesen werden, die speziell auf ihre Aufgaben und Zuständigkeiten zugeschnitten sind. Stellen Sie sich vor, ein Vertriebsmitarbeiter wird zu einem relevanten Verkaufstraining geschickt, ein Kundendienstmitarbeiter nimmt an kundenorientierten Kursen teil, oder ein Manager nimmt an einer Führungsschulung teil. Dieser gezielte Schulungsansatz optimiert das Lernen der Mitarbeiter und verbessert ihre Fähigkeiten zum Nutzen des Unternehmens.

Automatisierte Kategorisierung und Datenanalyse geben jedem Mitarbeiter die Werkzeuge und das Wissen an die Hand, die er braucht, um in seiner Rolle zu glänzen. Dieser zielgerichtete Ansatz fördert nicht nur die individuelle Entwicklung, sondern trägt auch zum Erfolg des Unternehmens bei. Die HR-Automatisierung bietet die Möglichkeit, sich von generischen Schulungspfaden zu lösen und den Weg für eine personalisierte Lernerfahrung zu ebnen, die gleichzeitig das Engagement der Mitarbeiter und die Leistung des Unternehmens steigert.

Wie man die richtigen HR-Automatisierungswerkzeuge auswählt

In einem Zeitalter, in dem der Mensch im Mittelpunkt steht, ist die Wahl der richtigen HR-Automatisierungstools eine wichtige Entscheidung, die das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter erheblich beeinflussen kann. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, sollten Sie zunächst eine gründliche Bedarfsanalyse durchführen und die spezifischen HR-Prozesse ermitteln, die automatisiert werden müssen. 

Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Größe Ihrer Belegschaft, die Komplexität Ihrer HR-Abläufe und den Grad der erforderlichen Integration in bestehende Systeme. Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, das richtige HR-Automatisierungstool zu finden:

• Suchen Sie nach Tools, die eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten und sich leicht an Ihre individuellen Anforderungen anpassen lassen. 
• Auch die Skalierbarkeit ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für wachsende Unternehmen, um sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den steigenden Anforderungen der Belegschaft gerecht werden kann. 
• Es ist wichtig, der Datensicherheit und den Compliance-Funktionen Vorrang einzuräumen und sicherzustellen, dass das Tool die Branchenstandards und -vorschriften zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten einhält. 
• Das Tool muss über Berichts- und Analysefunktionen verfügen, die es den Personalverantwortlichen ermöglichen, wertvolle Einblicke in Trends und Leistungen der Belegschaft zu gewinnen. 

HR-Automatisierung mit Moodle Workplace 4

Ein Instrument, das sich für die HR-Automatisierung anbietet, ist Moodle Workplace 4dessen frische und intuitive Benutzeroberfläche zusammen mit den erweiterten Funktionen unterschiedliche Teams anspricht und die Ergebnisse der Mitarbeiterschulung maximiert. Sie können Onboarding-Prozesse zu automatisieren und weisen Einzelpersonen oder Teams auf der Grundlage maßgeschneiderter, dynamischer Regeln automatisch Lern- und Bewilligungskompetenzen zu. Dynamische Regeln kann ssparen Sie Verwaltungszeit, indem Sie gängige Prozesse wie Einschreibungen, Zertifikatszuteilungen, Nachrichtenübermittlung und verschiedene andere Aufgaben rationalisieren.

Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie dynamische Regeln für die HR-Automatisierung nutzen können:

Dynamische Regeln ermöglichen es Ihnen, zentralisierte und automatisierte Regeln zu definieren und auszuführen, die einen "wenn dies, dann das"-Bedingungsansatz verwenden, um Aktionen auszulösen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. 

Dynamische Regeln folgen dem Ansatz "wenn dies, dann das", um Aufgaben zu rationalisieren. Quelle: Moodle.org

Sie können auf die Verwaltung der dynamischen Regeln über Website-Verwaltung > Dynamische Regeln oder direkt über das Symbol für dynamische Regeln im Workplace Launcher. Sie können sowohl aktive als auch archivierte Regeln einsehen und über die Schaltfläche "Neue Regel" eine neue Regel hinzufügen. Außerdem werden drei Registerkarten angezeigt: "Bedingungen", "Aktionen" und "Details".

Auf der Registerkarte "Bedingungen" auf der linken Seite finden Sie einige vordefinierte Regeln, und um die spezifischen Bedingungen unter diesen Regeln auszuwählen, müssen Sie nur auf das "+"-Zeichen klicken. Auf der Registerkarte "Aktionen" können Sie auswählen, welche Maßnahmen Sie ergreifen möchten, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Sie können Ihre Aktionen auch nach Ihren Wünschen anpassen. 

Werfen wir einen Blick darauf, wie ein automatisiertes Mitarbeiterverwaltungssystem dynamische Regeln anwendet, um das Onboarding und die Übergänge zwischen den Abteilungen zu erleichtern. Dieses System bewertet Faktoren wie die Frage, ob ein neuer Mitarbeiter seine Einführungsschulung abgeschlossen hat und ob er der Vertriebsabteilung zugewiesen wurde. Sobald diese Bedingungen erfüllt sind, kann das System verschiedene Aktionen auslösen, wie die Vergabe von Abzeichen, den Zugang zu bestimmten Arbeitsbereichen und die Anmeldung zu abteilungsspezifischen Schulungsprogrammen. Mit dieser Methode ist es möglich, eine gut organisierte und produktive Arbeitsatmosphäre mit einer reibungslosen Integration der neuen Mitarbeiter zu schaffen.

Hier ein Beispiel dafür, wie es funktioniert:

Regel 1 mit der Bezeichnung "Onboarding" umreißt einen automatisierten Prozess zur Begrüßung und Integration neu erstellter Benutzer mit E-Mail-Adressen aus der Domäne "@acme.corp" in das Ökosystem der Acme Corporation. Die Regel wird ausgelöst, wenn Benutzer, die bestimmte Bedingungen erfüllen, erkannt werden. Sobald die Regel ausgelöst wird, führt sie mehrere vordefinierte Aktionen durch, um den Onboarding-Prozess zu erleichtern. Der gesamte Prozess durchläuft die folgenden Bedingungen und Aktionen. 

Bedingungen:

1. Kürzlich erstellte Benutzer: Diese Bedingung prüft, ob das Benutzerkonto erst kürzlich erstellt wurde, um sicherzustellen, dass die Regel nur für neu erstellte Konten gilt.
2. Benutzer mit @acme.corp in ihrer E-Mail: Diese Bedingung prüft, ob die E-Mail-Adresse des Benutzers die Domäne "@acme.corp" enthält. Benutzer mit E-Mail-Adressen aus dieser Domäne sind das Ziel des Onboarding-Prozesses.

Handlungen:

1. Geben Sie das Abzeichen "Willkommen bei Acme Corporation" aus: Bei dieser Aktion wird den neu hinzugekommenen Benutzern ein digitales Abzeichen zugewiesen. Der Ausweis zeigt ihre Zugehörigkeit zur Acme Corporation an und dient als symbolische Geste der Begrüßung und Anerkennung.
2. Fügen Sie sie dem Mieter "Acme Corporation" hinzu: Diese Aktion fügt die neu hinzugefügten Benutzer dem Tenant "Acme Corporation" hinzu. Ein Tenant bezieht sich in diesem Zusammenhang auf einen bestimmten Arbeitsbereich innerhalb der Moodle Workplace-Site des Unternehmens, in dem die Benutzer Zugriff auf bestimmte Ressourcen und Berechtigungen haben.
3. Zuweisung zum Schulungsprogramm "Onboarding to Acme Corp": Mit dieser Aktion werden die neu hinzugekommenen Benutzer in ein Schulungsprogramm mit dem Titel "Onboarding to Acme Corp." eingeschrieben, das neue Mitarbeiter mit den Richtlinien, Verfahren, der Kultur und anderen relevanten Informationen des Unternehmens vertraut machen soll.
4. Schicken Sie eine E-Mail an ihren Manager: Bei dieser Aktion wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Manager der neu hinzugekommenen Benutzer gesendet. Die E-Mail kann Informationen über den Onboarding-Status des neuen Mitarbeiters, seine Rolle und relevante Details enthalten.

Diese Bedingungen und Aktionen unter Regel 1, "Onboarding", automatisieren den Prozess der Begrüßung und Integration neuer Mitarbeiter mit "@acme.copr" in die Organisation. Die Zuweisung von Badges und die Gewährung von Zugang für die Mieter sind Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter nun Teil des Teams ist. Sobald der Vorgesetzte über den Onboarding-Status informiert ist, geht der Mitarbeiter zum nächsten Schritt über, der darin besteht, in seine jeweilige Abteilung eingeführt zu werden. 

Regel 2 mit dem Titel "Einführung in die Abteilung 'Vertrieb'" beschreibt einen automatisierten Prozess zur Anleitung und Integration von Mitarbeitern, die das Schulungsprogramm "Onboarding" absolviert haben und der Abteilung "Vertrieb" angehören. Die Regel stellt sicher, dass diese speziellen Benutzer weitere Schulungen oder Informationen in Bezug auf ihre Rolle in der Vertriebsabteilung erhalten. Hier ist eine Aufschlüsselung der Regel:

Bedingungen:

1. Benutzer, die das "Onboarding"-Schulungsprogramm absolviert haben: Diese Bedingung prüft, ob die Benutzer das Schulungsprogramm "Onboarding" erfolgreich abgeschlossen haben. 
2. Benutzer aus der Abteilung "Vertrieb": Diese Bedingung prüft, ob die Benutzer zur Abteilung "Vertrieb" innerhalb der Organisation gehören.

Aktion:

1. Zuweisung zu "Einführungskurs für die Verkaufsabteilung": Mit dieser Aktion werden die berechtigten Nutzer in ein spezielles Schulungsprogramm, den "Einführungskurs für die Vertriebsabteilung", eingeschrieben. Dieser Kurs ist darauf zugeschnitten, den Nutzern das Wissen und die Fähigkeiten zu vermitteln, die sie benötigen, um sich in ihrer Rolle in der Verkaufsabteilung auszuzeichnen. Er könnte Themen wie Verkaufstechniken, Produktkenntnisse, Kundenbeziehungsmanagement und andere relevante Themen abdecken. Auf der Registerkarte "Details" können Sie auch zusätzliche Informationen hinzufügen, die später bearbeitet werden können. 

Auf der Registerkarte "Details" können Sie weitere Informationen hinzufügen. Quelle: Moodle.org

Fazit

Die HR-Automatisierung rationalisiert sich wiederholende Aufgaben, erhöht die Genauigkeit und verbessert das Mitarbeitererlebnis, so dass sich die HR-Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Die Funktion für dynamische Regeln in Moodle Workplace 4 ermöglicht es Administratoren, bestimmte Bedingungen und Aktionen festzulegen, so dass sich das System intelligent anpassen und auf sich entwickelnde HR-Szenarien reagieren kann. Diese dynamischen Regeln sparen nicht nur Zeit und Mühe, sondern optimieren auch die HR-Prozesse, so dass sie effizient und effektiv sind und auf die spezifischen Bedürfnisse jeder Organisation zugeschnitten werden können. Dieser Ansatz versetzt HR-Teams in die Lage, proaktiv auf neue Herausforderungen zu reagieren und so zu einer agilen, reaktionsschnellen und leistungsstarken Belegschaft beizutragen.