El departamento de recursos humanos (RRHH) no sólo es responsable de la contratación y la incorporación de nuevos empleados, sino también de gestionar tareas administrativas como las nóminas, el seguimiento de bajas y vacaciones, la formación y el desarrollo, y el bienestar general de los empleados de la empresa. La naturaleza dinámica de los procesos de RRHH incluye múltiples tareas complejas y de alto riesgo, como la gestión de la incorporación de los empleados, el cumplimiento de la legislación y la normativa, la seguridad en el lugar de trabajo, por nombrar algunas. Estas tareas pueden consumir mucho tiempo y recursos, lo que supone una importante demanda de mano de obra y costes.
La automatización de RR.HH. ofrece una excelente oportunidad para agilizar los procesos que requieren mucha mano de obra, mejorar la gestión de la formación y el desarrollo de los empleados y reducir costes. Según un informe del Grupo de Servicios de Información (ISG), la automatización ha supuesto un ahorro sustancial de costes para las empresas. El informe señala que 30% de las empresas encuestadas ahorraron al menos 10% en sus costes totales de administración de RRHH, mientras que 20% comunicaron un ahorro aún más significativo de 40% en sus gastos de RRHH.
Gracias a la automatización de RR.HH. que se ocupa de tareas complejas, los profesionales de RR.HH. pueden centrarse en funciones estratégicas y fomentar conexiones más profundas y significativas con los empleados.
Ventajas de la automatización de RRHH
Veamos algunas de las principales ventajas de la automatización de RR.HH. en una organización:
- Reducción de errores en los procesos de cálculo de nóminas
La automatización de la gestión de nóminas reduce el riesgo de errores en las nóminas, simplificando la vida de los empleados y salvaguardando la reputación de la empresa.. Fomenta el cumplimiento, garantiza la puntualidad de los pagos y evita los retrasos. Para las empresas multinacionales, es esencial crear un método centralizado y unificado en términos de riesgo, cumplimiento, coste y gobernanza, ya que luchan con múltiples sistemas de nóminas y una falta de informes y análisis consolidados. La automatización de los procesos de nómina puede resolver estos problemas, mejorar la eficacia operativa y proporcionar información para la toma de decisiones con conocimiento de causa.
- Experiencia de incorporación eficaz
Un proceso de incorporación bien organizado es vital para formar la percepción que los nuevos empleados tienen de la empresa e influye significativamente en sus niveles de compromiso y satisfacción. Racionalizar el proceso de incorporación garantiza que los nuevos empleados puedan acceder fácilmente a los formularios, documentos y materiales de formación esenciales. La automatización de RR.HH. permite a los nuevos empleados completar el papeleo y los módulos de formación en línea, reduciendo así el tiempo necesario para que sean competentes y productivos en sus funciones. Al eliminar la necesidad de guiar a los nuevos empleados en cada paso, los responsables y profesionales de RR.HH. tienen más tiempo para interacciones personales y tutorías, lo que ayuda a establecer una conexión más fuerte entre los nuevos empleados y la empresa.
- Inscripción en programas de formación a medida
La automatización de RR.HH. permite crear un sistema en el que los empleados son asignados a sesiones de formación específicamente adaptadas a sus funciones y responsabilidades. Imagínese a un vendedor al que se dirige a la formación de ventas pertinente, a un representante de atención al cliente que asiste a cursos centrados en el cliente o a un directivo que participa en el desarrollo del liderazgo. Este enfoque de formación específica optimiza el aprendizaje de los empleados y mejora sus habilidades en beneficio de la organización.
La categorización automatizada y el análisis de datos dotan a cada empleado de las herramientas y los conocimientos necesarios para sobresalir en sus funciones. Este enfoque centrado no sólo fomenta el crecimiento individual, sino que también contribuye al éxito de la organización. La automatización de RR.HH. ofrece la oportunidad de alejarse de los itinerarios de formación genéricos, allanando el camino para una experiencia de aprendizaje personalizada que impulsa simultáneamente el compromiso de los empleados y el rendimiento de la organización.
Cómo elegir las herramientas de automatización de RRHH adecuadas
En una era centrada en las personas, elegir las herramientas de automatización de RR.HH. adecuadas es una decisión crítica que puede afectar significativamente al bienestar general de los empleados. Para elegir con conocimiento de causa, hay que empezar por realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades e identificar los procesos específicos de RRHH que requieren automatización.
Tenga en cuenta factores como el tamaño de su plantilla, la complejidad de sus operaciones de RR.HH. y el nivel de integración necesario con los sistemas existentes. Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a encontrar la herramienta de automatización de RRHH adecuada:
- Busque herramientas que ofrezcan una interfaz fácil de usar y que se puedan personalizar fácilmente para adaptarlas a sus necesidades específicas.
- La escalabilidad también es crucial, especialmente para las empresas en crecimiento, para garantizar que la solución elegida pueda adaptarse a las crecientes demandas de mano de obra.
- Es esencial dar prioridad a la seguridad de los datos y a las funciones de cumplimiento, asegurándose de que la herramienta cumple las normas y reglamentos del sector para salvaguardar la información confidencial de los empleados.
- La herramienta debe disponer de funciones de elaboración de informes y análisis que permitan a los profesionales de RR.HH. obtener información valiosa sobre las tendencias y el rendimiento de la plantilla.
Automatización de RRHH con Moodle Workplace 4
Una herramienta que destaca para la automatización de los RRHH es Moodle Workplace 4cuya interfaz nueva e intuitiva, junto con sus funciones mejoradas, atrae a equipos diversos y maximiza los resultados de la formación de los empleados. Puede automatizar los procesos de incorporación y asignar automáticamente competencias de aprendizaje y concesión a personas o equipos en función de reglas personalizadas y dinámicas. Reglas dinámicas puede save en su tiempo de administración agilizando procesos comunes como las inscripciones, las asignaciones de certificación, la mensajería y varias otras tareas.
Descubramos cómo puede utilizar reglas dinámicas para la automatización de RR.HH:
Reglas dinámicas le permiten definir y ejecutar reglas centralizadas y automatizadas utilizando un enfoque condicional del tipo "si esto, entonces aquello" para desencadenar acciones cuando se cumplen determinadas condiciones.
Puede acceder a la gestión de reglas dinámicas a través de Administración del sitio > Reglas dinámicas o directamente a través del icono de reglas dinámicas en el lanzador del Puesto de Trabajo. Podrá ver tanto las reglas activas como las archivadas, así como un botón de "Nueva regla" con el que podrá añadir una nueva regla. También verá tres pestañas: "Condiciones", "Acciones" y "Detalles".
En la pestaña "Condiciones" de la izquierda verás algunas reglas predefinidas, y para elegir las condiciones específicas de esas reglas sólo tienes que hacer clic en el signo "+". En la pestaña "Acciones" puede elegir la acción que desea realizar cuando se cumpla una condición. También puede personalizar las acciones según sus preferencias.
Veamos cómo un sistema automatizado de gestión de empleados despliega reglas dinámicas para facilitar la incorporación y las transiciones departamentales. Este sistema evalúa factores como si un nuevo empleado ha terminado su formación de incorporación y si ha sido asignado al departamento de ventas. Una vez cumplidas estas condiciones, el sistema puede desencadenar varias acciones, como conceder insignias, permitir el acceso a determinados espacios de trabajo e inscribirlos en programas educativos específicos del departamento. Gracias a este método, es posible crear un ambiente de trabajo bien organizado y productivo con una integración fluida de los nuevos empleados.
He aquí un ejemplo de cómo funciona:
La regla 1, denominada "Onboarding", describe un proceso automatizado para dar la bienvenida e integrar a los usuarios recién creados con direcciones de correo electrónico del dominio "@acme.corp" en el ecosistema de Acme Corporation. La regla se activa cuando se detectan usuarios que cumplen determinadas condiciones. Una vez activada, la regla realiza varias acciones predefinidas para facilitar el proceso de incorporación. Todo el proceso pasará por las siguientes condiciones y acciones.
Condiciones:
- Usuarios creados recientemente: Esta condición comprueba si la cuenta de usuario ha sido creada recientemente, asegurando que la regla sólo se aplica a cuentas recién creadas.
- Usuarios con @acme.corp en su correo electrónico: Esta condición comprueba si la dirección de correo electrónico del usuario contiene el dominio "@acme.corp". Los usuarios con direcciones de correo electrónico de este dominio son el objetivo del proceso de incorporación.
Acciones:
- Emitir el distintivo "Bienvenido a Acme Corporation": Esta acción consiste en asignar una insignia digital a los usuarios recién incorporados. La insignia probablemente signifique su afiliación a Acme Corporation y sirva como gesto simbólico de bienvenida y reconocimiento.
- Añádelos al inquilino de "Acme Corporation": Esta acción añade los usuarios recién incorporados al tenant "Acme Corporation". Un tenant, en este contexto, se refiere a un espacio de trabajo específico dentro del sitio Moodle Workplace de la organización, donde los usuarios tienen acceso a determinados recursos y privilegios.
- Asignar al programa de formación "Incorporación a Acme Corp": Esta acción inscribe a los usuarios recién incorporados en un programa de formación titulado "Onboarding to Acme Corp.", diseñado para familiarizar a los nuevos empleados con las políticas, procedimientos, cultura y otra información relevante de la empresa.
- Envía un correo electrónico a su jefe: Esta acción consiste en enviar una notificación por correo electrónico al responsable de los usuarios recién incorporados. El correo electrónico podría contener información sobre el estado de incorporación de los nuevos empleados, su función y otros detalles relevantes.
Estas condiciones y acciones de la Regla 1, "Onboarding", automatizan el proceso de acogida e integración de los nuevos empleados con "@acme.copr" en la organización. La asignación de insignias y la concesión de acceso a los inquilinos son formas de garantizar que el empleado ya forma parte del equipo. Una vez que se notifica al gestor el estado de la incorporación, el empleado pasa al siguiente paso, que es incorporarse a su respectivo departamento.
La regla 2, titulada "Inducción al departamento de "Ventas"", describe un proceso automatizado para guiar e integrar a los empleados que han completado el programa de formación "Inducción" y pertenecen al departamento de "Ventas". La regla garantiza que estos usuarios específicos reciban más formación o información relacionada con su función en el departamento de ventas. He aquí un desglose de la regla:
Condiciones:
- Usuarios que completaron el programa de formación "Onboarding": Esta condición comprueba si los usuarios han completado con éxito el programa de formación "Onboarding".
- Usuarios del departamento "Ventas": Esta condición comprueba si los usuarios pertenecen al departamento de "Ventas" dentro de la organización.
Acción:
- Asignar a "Curso de iniciación al departamento de ventas": Esta acción inscribe a los usuarios elegibles en un programa de formación específico, el "Curso de iniciación al departamento de ventas". Este curso está diseñado para proporcionar a los usuarios los conocimientos y habilidades necesarios para sobresalir en sus funciones dentro del departamento de ventas. Podría abarcar temas como técnicas de venta, conocimiento del producto, gestión de las relaciones con los clientes y otros temas relevantes. También puede añadir información adicional en la pestaña "Detalles", que podrá editarse posteriormente.
Conclusión
La automatización de RR.HH. agiliza significativamente las tareas repetitivas, aumenta la precisión y mejora la experiencia del empleado, liberando a los profesionales de RR.HH. para que puedan concentrarse en tareas de mayor impacto. La función de reglas dinámicas de Moodle Workplace 4 permite a los administradores establecer condiciones y acciones específicas, lo que permite al sistema adaptarse y responder de forma inteligente a los cambiantes escenarios de RRHH. Estas reglas dinámicas no sólo ahorran tiempo y esfuerzo, sino que también optimizan los procesos de RR.HH., haciéndolos eficientes, eficaces y personalizados para satisfacer las necesidades específicas de cada organización. Este enfoque permite a los equipos de RR.HH. abordar de forma proactiva los retos emergentes, contribuyendo a una plantilla ágil, receptiva y de alto rendimiento.
