Automatisez les processus LMS afin que vous puissiez vous concentrer sur vos objectifs d'apprentissage en milieu de travail.

Créer des expériences d'apprentissage en ligne significatives pour vos employés qui aident votre entreprise à atteindre les objectifs organisationnels nécessite que vous vous concentriez sur des activités importantes telles que l'identification des lacunes en matière de compétences et des besoins d'apprentissage, la promotion de vos programmes d'apprentissage ou la recherche du meilleur contenu d'apprentissage. 

Cependant, si vous entreprenez d'intégrer de nouveaux employés dans votre LMS, d'inscrire du personnel à des cours, d'envoyer des rappels ou d'attribuer des certifications manuellement, une grande partie de votre temps est consacrée au travail administratif. La bonne nouvelle, c'est qu'il ne doit pas en être ainsi.

 

Économisez du temps, de l'argent et des tracas grâce aux automatisations

L'automatisation de vos processus signifie que vos objectifs et vos logiciels se rejoignent pour rationaliser vos flux de travail, et cela présente trois avantages principaux :

  • Il vous fait gagner du temps en réduisant le travail manuel… et cela se traduit par des économies de coûts.
  • Cela vous permet d'éviter les tâches répétitives afin que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur d'autres activités.
  • Les erreurs simples sont éliminées, notamment en évitant les incidents courants tels que les fautes de frappe ou les entrées en double.

En ce qui concerne l'apprentissage sur le lieu de travail, il existe de nombreux processus que vous pouvez automatiser : des inscriptions aux cours, des attributions de certifications ou de la gestion de la sécurité pour différents groupes, au partage de rapports avec les chefs d'équipe ou à l'envoi de rappels aux employés avec des évaluations en attente.

En fait, vous pouvez automatiser et rationaliser presque tous les flux de travail, par exemple :

Affecter les employés à la bonne formation

Une entreprise mondiale a une entreprise, Système de gestion de l'apprentissage multi-tenant, divisés en sites eLearning distincts (« locataires ») par région afin que leurs employés puissent se former sur les procédures et la législation spécifiques de la région. 

Lorsqu'un nouvel employé rejoint l'entreprise, un nouveau compte utilisateur est créé pour lui dans le LMS. Leur nouveau compte comprend un champ de profil personnalisé, « Région ». Sur la base de ce champ, le nouvel employé se voit attribuer le bon locataire et les cours pertinents à sa région afin qu'il puisse commencer sa formation immédiatement. 

Avec des dizaines de nouveaux employés qui rejoignent chaque mois, les RH et L&D n'ont pas à se soucier que les nouveaux membres de l'équipe aient accès à la formation et aux ressources appropriées.

 

Règles dynamiques : automatiser les workflows avec Moodle Workplace

Les automatisations au sein de votre LMS peuvent aller de tâches simples telles que l'affectation d'un nouvel employé au bon locataire, à des processus plus complexes impliquant de nombreuses étapes. Même si la conception d'automatisations peut nécessiter un peu de réflexion stratégique, Moodle Workplace vous permet de les créer facilement en quelques clics avec des règles dynamiques.

Les règles dynamiques vous permettent de définir et d'exécuter des règles centralisées et automatisées à l'aide d'une approche conditionnelle « si ceci, alors cela » pour déclencher des actions lorsque certaines conditions sont remplies.

Comme dans toute logique "si-ceci-alors-cela", Les Règles Dynamiques ont deux éléments fondamentaux : les Conditions et les Actions. Conditions dans Moodle Workplace sont appliqués aux utilisateurs, et sont les critères qui doivent être remplis pour déclencher le Actions. Les conditions peuvent être multiples, ce qui signifie que vous pouvez en combiner plusieurs pour générer une action ou des actions. 

Voyons un exemple de règle dynamique, que nous appellerons « Cours terminé » :

Condition : (a) « L'utilisateur a terminé un cours» ET (b) « le cours a été terminé avant une certaine date" ET (c) « L'utilisateur travaille dans un certain département"

Actions : inscrire l'utilisateur dans le cours suivant, Publier une attestation et récompenser l'utilisateur une compétence.


Dans l'exemple précédent, tous les éléments soulignés sont des paramètres que vous pouvez définir lors de la création de vos conditions et actions. 

Alors, comment une organisation pourrait-elle appliquer les règles dynamiques de Moodle Workplace à sa formation en entreprise ?

 

Automatiser l'intégration des employés

Une entreprise de taille moyenne a un cours d'intégration générique pour tous ses employés. Ce n'est qu'après avoir suivi ce cours qu'ils peuvent passer à un deuxième cours spécifique à leur département, par exemple Ventes. Les RH pourraient automatiser l'intégration des employés du service des ventes avec les règles dynamiques Moodle Workplace suivantes :

Règle 1 : Attribution à l'onboarding

    • Conditions
      • Utilisateurs qui ne sont pas affectés au « Cours d'intégration général »
    • Actions
      • Attribuer des utilisateurs au « cours d'intégration général »

This shows the Moodle Workplace Dynamic Rules interface displaying the conditions described for Rule 1

 

Règle 2 : Intronisation pour le service commercial

    • Conditions
      • Utilisateurs ayant suivi le « Cours général d'intégration »
      • ET Utilisateurs affectés à la Direction Commerciale
    • action
      • Inscrire les utilisateurs au « Cours d'initiation au service commercial »
      • Envoyer aux utilisateurs une notification les accueillant dans le cours

this shows the Moodle Workplace Dynamic Rules interface, setting up the Actions describe on Rule 2 above

De cette façon, les RH s'assurent que tous les nouveaux employés auront terminé le cours général d'intégration avant de s'inscrire à la formation plus spécifique suivante. 

Comme toute autre fonctionnalité de Workplace, toutes les règles dynamiques que vous créez peuvent être utilisées comme modèles avec la fonctionnalité de migration. Vous pouvez en savoir plus sur les règles dynamiques dans notre Documentation sur le lieu de travail Moodle.

Étude de cas

nhswp

Comment le NHS a formé 60 000 employés avec Moodle Workplace, en automatisant l'attribution des cours et les certifications

Moodle Workplace est un LMS personnalisable avec des outils de gestion de la conformité, de formation et de reporting. Découvrez comment Moodle Workplace peut vous aider à transformer l'apprentissage en milieu de travail.

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