Les premiers jours dans une nouvelle fonction sont un tourbillon de nouveaux visages et de nouvelles informations. Un bon processus d'intégration des employés aide les nouvelles recrues à surmonter leur nervosité initiale et à s'intégrer plus rapidement dans votre organisation. Il réduit le temps de productivité et améliore les taux de rétention du personnel.
Aujourd'hui, dans un monde de travail à distance et numérique, un bon "onboarding" va au-delà des processus papier-crayon d'autrefois. A numérique Le processus d'intégration des employés, qui fonctionne à la fois pour les employés à distance et les employés sur place, donne aux nouveaux employés tout ce dont ils ont besoin pour être opérationnels.
Qu'est-ce que le processus d'intégration numérique des employés ?
L'intégration numérique est un processus d'intégration qui utilise des outils et des processus numériques. Il peut être plus efficace et plus rentable que les méthodes traditionnelles d'accueil d'un nouvel employé dans votre organisation. Il garantit également la cohérence, de sorte que tous les nouveaux employés bénéficient de la même expérience.
Mais comment créer un bon processus d'intégration numérique des employés ?
5 étapes pour créer un processus d'intégration numérique des employés
Prêt à numériser votre processus d'accueil ? Suivez ces cinq étapes.
Étape 1 : Préparer un cours de formation ou des documents numériques
Utiliser un système d'accueil numérique ou un apprentissage système de gestion (LMS) pour créer des cours de formation adaptés à chaque nouvel employé. Pensez à tous les documents de politique obligatoire que les employés doivent lire et à la formation qu'ils doivent suivre. Ensuite, il convient d'être précis et de créer des ressources uniques adaptées à chaque fonction.
Ensuite, préparez des versions numériques de tous les documents que les employés doivent lire et signer. Il sera ainsi plus facile pour les nouveaux embauchés de remplir les formulaires ou de vérifier leurs antécédents. Ils peuvent également en savoir plus sur l'entreprise grâce à votre plateforme numérique. Ce processus peut avoir lieu avant même qu'un nouvel employé ne commence à travailler pour votre organisation.
Étape 2 : Commencer par un accueil et une orientation
Que vos nouveaux employés commencent à travailler depuis leur bureau à domicile ou qu'ils soient basés sur place, l'accueil et l'orientation sont des éléments essentiels de votre processus d'intégration numérique des employés.
Veillez à ce que les employés soient présentés à leur supérieur, à l'équipe des ressources humaines et à leurs collègues, soit en personne, soit via le portail de l'entreprise. Consacrez également du temps aux premiers jours pour que les collègues apprennent à mieux se connaître.
Prenez également le temps de familiariser les employés avec l'environnement de travail. Faites visiter le bureau aux nouveaux embauchés et présentez-leur les principaux outils logiciels qu'ils seront amenés à utiliser. Fournissez-leur un exemplaire du manuel de l'employé, ainsi que des ressources sur les valeurs et la culture de l'entreprise.
Étape 3 : Commencer la formation dès le premier jour
Pour commencer la formation dès le premier jour, vous devez configurer les nouveaux employés sur votre système d'intégration, si ce n'est pas déjà fait. Cela signifie que vous devez créer leur compte et leurs identifiants de connexion avant leur date d'entrée en fonction.
Choisissez un système convivial et les nouveaux embauchés n'auront besoin que d'une formation minimale pour l'utiliser. Ils pourront ainsi consacrer leur énergie à découvrir l'entreprise et leur rôle, ainsi que les outils et les processus dont ils auront besoin pour réussir au sein de votre organisation.
Étape 4 : Offrir un développement et un soutien continus
Un bon processus d'intégration ne se termine pas après qu'un nouvel employé a passé une journée, une semaine ou même un mois dans ses nouvelles fonctions. Au contraire, le processus d'intégration s'intègre parfaitement à vos efforts d'engagement et de fidélisation des employés.
Cela signifie que vous devez continuer à utiliser votre système de gestion de contenu pour fournir des ressources de développement et de soutien. Au fur et à mesure qu'ils se sentent à l'aise et confiants dans leur rôle, vous pouvez introduire des documents qui les aident à développer de nouvelles connaissances et compétences. Les employés qui bénéficient d'opportunités de formation continue sont plus susceptibles d'apporter leur pierre à l'édifice. pour votre organisation à long terme.
Étape 5 : Fournir un retour d'information continu
Vous ne pouvez pas lancer un processus d'intégration numérique et vous attendre à ce qu'il fonctionne tout seul. Les nouvelles recrues ont toujours besoin de l'apport du personnel plus expérimenté qui les entoure.
Veillez donc à ce que les managers ou mentors désignés fournissent un retour d'information continu. Ils peuvent suivre les progrès de l'intégration via votre plateforme d'intégration, avant de prendre le temps de s'entretenir en personne avec les nouveaux embauchés pour leur faire part de leurs progrès.
Conseils pour un processus d'intégration numérique des employés réussi
Pour que le processus d'intégration soit simple et fluide - pour toutes les personnes concernées -, jetez un coup d'œil à ces conseils. Ils vous aideront à peaufiner votre programme d'intégration numérique pour qu'il soit le plus efficace possible.
Rendre le contenu attrayant
Ne submergez pas ou n'ennuyez pas les nouveaux employés avec des documents interminables. Veillez plutôt à ce que votre contenu numérique d'accueil soit dynamique et attrayant.
Utilisez une combinaison de documents, vidéos, quizet des supports de formation interactifs. Les employés sont plus susceptibles de retenir les informations transmises de cette manière. De plus, ils auront une première impression positive de ce que c'est que de travailler dans votre organisation.
Personnaliser l'accueil du nouvel employé
Essayez d'éviter une approche unique. Plus vous personnalisez l'expérience d'intégration, plus vous suscitez l'intérêt des nouveaux employés.
Pourquoi ne pas commencer par une vidéo personnalisée du manager de votre nouvel employé ? Veillez également à ce que tous les supports numériques d'intégration soient adaptés au rôle, au lieu de travail, au niveau de compétence et au service de votre nouvel employé.
Demander un retour d'information aux personnes récemment embauchées pour continuer à s'améliorer
Grâce à un processus d'intégration numérique des employés, ces derniers peuvent facilement fournir un retour d'information via le système de gestion de l'apprentissage (LMS) utilisé. Cela permet de savoir comment les nouveaux employés interagissent avec votre matériel d'intégration.
Mais ne vous arrêtez pas là. Demandez également aux nouveaux employés de vous faire part de leurs commentaires sur le processus d'intégration. Vous disposerez ainsi de toutes les informations nécessaires pour apporter des améliorations significatives au processus.
Utiliser un système d'intégration numérique ou LMS
Lorsque vous utilisez un système d'intégration numérique convivial ou un LMS, vous pouvez facilement créer, fournir, automatiser et contrôler votre processus d'intégration numérique des employés.
Il facilite également la vie de vos nouveaux employés. Choisissez un système convivial et il leur sera facile de se connecter et de trouver toutes les ressources dont ils ont besoin.
Récompenser les progrès
Au cours de ces premiers jours dans un nouvel emploi, les nouveaux embauchés veulent savoir qu'ils sont sur la bonne voie. Veillez donc à ce que votre processus d'intégration numérique des employés les rassure.
Incorporez des récompenses pour les progrès accomplis, en divisant la formation d'accueil en plusieurs étapes smaller, more digestible chunksLes participants sont invités à participer à des ateliers de formation, avec une forme de reconnaissance à la fin de chaque mini-module.
Intégrer l'interaction humaine
Bien qu'un processus numérique d'intégration des employés puisse fournir aux nouveaux employés la majorité des informations dont ils ont besoin pour être opérationnels, votre processus d'intégration a également besoin d'un élément humain.
Veillez à ce que les nouvelles recrues passent du temps - en face à face ou numériquement - avec leurs responsables et leurs collègues afin qu'elles se sentent valorisées et intégrées dans l'équipe.
Utiliser Moodle pour un processus d'intégration numérique des employés en douceur
L'onboarding va au-delà d'une brève orientation et s'étend sur des jours, des semaines, voire des mois, guidant les nouveaux employés dans leur acclimatation à l'organisation et à leur rôle. Contrairement aux orientations traditionnelles, qui peuvent ne durer qu'un ou deux jours, un onboarding efficace est un processus d'intégration qui s'étend sur plusieurs jours. onboarding est un processus prolongé visant à aider les employés à s'intégrer pleinement à la culture, aux politiques et aux responsabilités de l'entreprise. Cette période est cruciale pour assurer la réussite à long terme des nouveaux employés.
Pour les équipes d'apprentissage et de développement (L&D) qui gèrent le processus d'intégration, Moodle simplifie la création de cours et automatise les affectations de formation adaptées au rôle et aux responsabilités de chaque employé. En outre, des mentors peuvent être désignés pour soutenir les nouvelles recrues, en leur offrant des conseils et en suivant leurs progrès au cours de leurs premières semaines au sein de l'organisation.
Moodle Workplace's Gestion du personnel permet aux responsables de la formation et du développement d'accéder immédiatement aux données essentielles relatives au personnel, telles que les structures hiérarchiques et les attributions de postes. Cet aperçu de la hiérarchie organisationnelle permet aux équipes de formation et de développement d'identifier plus efficacement les lacunes en matière de compétences et les besoins de soutien, en alignant les initiatives de formation sur les objectifs du département. En comblant le fossé entre le recrutement et la formation spécifique au rôle, l'intégration de "People Management" et des modules de formation de Moodle assure une expérience d'intégration transparente qui prépare les employés avec les ressources dont ils ont besoin dès le premier jour.
En outre, le tableau de bord du gestionnaire de Moodle Workplace comprend les éléments suivants Mes équipes qui permet aux responsables de suivre les progrès d'apprentissage de l'équipe en matière de certifications, de programmes et d'inscriptions aux cours. Le fait d'autoriser l'accès à cette fonction à l'ensemble de l'organisation favorise la transparence et encourage une culture de formation continue et de collaboration entre les équipes.
