Scuola aziendale Bayes, precedentemente nota come Cass, è un'istituzione leader a livello mondiale affiliata alla City University di Londra. Fondata nel 1966, l'istituzione è nota per la sua formazione aziendale di alto livello e per la sua solida reputazione nel campo della ricerca. Con 4.200 studenti, Bayes serve un'ampia gamma di allievi, tra cui studenti universitari, post-laurea e professionisti, oltre al personale accademico e amministrativo.
Dal 2010, Bayes si affida a Moodle come sistema di gestione dell'apprendimento (LMS) per supportare i suoi programmi educativi. Dal 2016 la piattaforma ha svolto un ruolo chiave anche nell'erogazione dei Master online, allineandosi all'obiettivo della scuola di fornire esperienze di apprendimento di alta qualità e completamente online. Il team interno specializzato dell'istituto, Bayes Digital Learning (BDL), ha avuto una visione chiara, assicurando che gli studenti beneficiassero di contenuti didattici solidi e di un ambiente online coinvolgente e facile da usare.
Con l'evolversi delle esigenze dell'istituzione, Bayes si è rivolta al partner certificato Moodle Premium. 3ipunt per migliorare la sua piattaforma di apprendimento e stare al passo con gli standard educativi contemporanei.
La sfida
Fin dall'inizio, il team di BDL sapeva come voleva che gli studenti si impegnassero nei suoi corsi completamente online. L'approccio progettuale si è concentrato sulla riduzione del carico cognitivo, garantendo che l'ambiente di apprendimento online fosse semplice e intuitivo. Ciò ha comportato la riduzione al minimo delle informazioni, dei link, dei pulsanti e degli elementi attivi su ogni schermata. L'obiettivo era creare un'interfaccia utente (UI) snella e autoesplicativa, senza icone e meta-informazioni inutili. Ogni aspetto dell'esperienza visiva, dalla scelta dei caratteri alla larghezza delle colonne, è stato attentamente studiato per supportare questa filosofia di design.
Il tema della piattaforma LMS di Bayes non doveva essere solo una piattaforma funzionale, ma una parte importante dell'identità del marchio. Doveva trasmettere autorevolezza e professionalità, ispirandosi ai quotidiani e alle pubblicazioni economiche per ottenere un'atmosfera raffinata e affidabile.
Inizialmente, l'istituzione ha sviluppato un tema personalizzato basato sul modello di Tema Snap, che è stato fornito da Sviluppo di LMS aperti. Snap aveva caratteristiche che corrispondevano alle esigenze di progettazione di Bayes e all'epoca era ben supportato. Tuttavia, con il passare del tempo, è diventato chiaro che utilizzare un tema non standard per una piattaforma così importante era rischioso. Anche piccoli aggiornamenti potevano causare problemi imprevisti di layout e funzionalità, ponendo una sfida significativa al mantenimento di un ambiente di apprendimento stabile e affidabile.
Ulteriori sfide sono sorte quando il City University di Londra ha programmato l'aggiornamento da Moodle LMS 3.9 a Moodle LMS 4 per l'estate del 2023. Il team di BDL aveva previsto problemi di compatibilità con il tema personalizzato esistente e i primi test hanno confermato che il tema basato su Snap non avrebbe funzionato con l'Moodle LMS 4. Dato che l'Moodle LMS 4 ha introdotto Aumento come tema principale, che offriva molte delle funzionalità richieste dall'istituto e un'architettura più semplice, il team ha deciso di passare a Boost. Per garantire una transizione senza problemi, Bayes ha collaborato con il partner premium certificato Moodle 3ipunt, che ha aiutato a portare il progetto personalizzato da Snap su Moodle LMS 3.9 a Boost su Moodle LMS 4.
La soluzione
Per garantire una transizione senza intoppi, Bayes e 3ipunt hanno lavorato a stretto contatto, suggerendo un duplice approccio: lo sviluppo di un tema personalizzato e di un formato di corso associato. Questa strategia ha permesso a Bayes di dare priorità all'esperienza dei discenti, garantendo al contempo che il team di supporto potesse gestire le sfide di usabilità dell'amministrazione. Nonostante i tempi stretti e i problemi di disponibilità del personale, il progetto è stato completato nei tempi previsti e pronto per essere testato e distribuito prima del nuovo anno accademico.
L'istituto utilizza Moodle LMS per gestire due master aziendali completamente online. La natura aperta e personalizzabile della piattaforma consente alla scuola di controllare strettamente l'aspetto e la funzionalità dei corsi, in linea con la propria filosofia di progettazione dell'apprendimento. Tuttavia, con i moduli che si svolgono più volte all'anno, il team doveva aggiornare manualmente i link ai webinar Zoom, le date e altri dettagli su più pagine, il che richiedeva molto tempo ed era soggetto a potenziali errori. La possibilità di personalizzare il codice di Moodle LMS ha offerto l'opportunità di automatizzare queste attività, riducendo in modo significativo lo sforzo manuale e la necessità di controlli costanti.
Uno dei principali risultati del progetto è stata l'importanza di un reporting regolare e di routine di feedback per monitorare i progressi, affrontare rapidamente i problemi e apportare le modifiche necessarie. Dopo il successo della transizione al Boost di Moodle LMS, Bayes è passata a una seconda serie di aggiornamenti, introducendo processi automatizzati come l'aggiornamento delle date delle attività e la replica dei link ai webinar tra i corsi. Questi miglioramenti hanno aumentato l'efficienza della gestione dei corsi, permettendo al team di concentrarsi maggiormente sul miglioramento dell'esperienza di apprendimento piuttosto che sulle attività amministrative.
Il risultato
Il passaggio all'Moodle LMS 4 è stato un successo senza soluzione di continuità per la Bayes Business School. L'obiettivo principale era quello di replicare il tema esistente dell'Moodle LMS 3.9 sull'Moodle LMS 4 senza interrompere l'esperienza degli studenti. In questo caso, gli studenti hanno continuato a frequentare i loro corsi senza notare alcun cambiamento importante, a dimostrazione del fatto che l'ambiente di apprendimento di alta qualità è stato mantenuto con successo. Questa transizione senza intoppi dimostra la buona integrazione del nuovo tema basato su Boost.
Oltre all'esperienza d'uso senza soluzione di continuità, gli ultimi aggiornamenti hanno portato anche vantaggi tangibili in termini di produttività. I link ai webinar, ad esempio, possono essere aggiunti una sola volta durante la configurazione del corso e applicati automaticamente a più attività, garantendo che non rimangano link obsoleti da utilizzare per gli studenti. Allo stesso modo, le date e le descrizioni delle attività vengono aggiornate automaticamente in base alla data di inizio del corso, riducendo la necessità di modifiche manuali. Queste piccole ma efficaci modifiche fanno risparmiare tempo e riducono la possibilità di errori umani.
Questi aggiornamenti hanno il potenziale di far risparmiare almeno quattro ore di lavoro per corso all'anno, per un totale di quasi 30 giorni risparmiati in tutti i corsi. Come ha detto Charlie Williams, assistente del responsabile dell'apprendimento digitale, "Il recente lavoro di aggiornamento ha fornito ai nostri studenti online un'esperienza coinvolgente e personalizzata, oltre a produrre evidenti vantaggi di produttività per il team". Questa maggiore efficienza consente a Bayes di concentrarsi maggiormente sul miglioramento dell'esperienza degli studenti, riducendo al minimo le spese amministrative.
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